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Kanban, Canvas, Dokumente
Mit den Vermietungen in Lukify verwaltest du alles, was für einen bestimmten Zeitraum gemietet oder ausgeliehen wird. Das können Räume, Zimmer, Fahrzeuge, Geräte, Sportplätze oder jede andere Art von Equipment sein.
Vermietungen sind auf Datum und Kalender ausgelegt: Buchende wählen, wann und wie lange sie etwas mieten möchten, und du siehst die Belegung jederzeit im Kalender.
Typische Einsatzmöglichkeiten:
Wenn du über das Menü Verwalten → Apps → Vermietung öffnest, siehst du zunächst deine Vermietungs-Ordner – noch keine Produkte oder Buchungen. Du musst erst einen Ordner auswählen, um dessen Inhalte zu sehen. Was ein Vermietungs-Ordner ist und warum es mehrere geben kann, erklärt der Artikel Vermietungs-Ordner.
Vermietungen arbeiten mit zwei Strukturelementen:
Produkte sind das, was gemietet werden kann – zum Beispiel "Konferenzraum A", "Gästezimmer 2", "Kamera Canon EOS" oder "Vereinsfahrzeug VW Caddy". Jedes Produkt hat eigene Verfügbarkeitsregeln und Einstellungen.
Kategorien gruppieren mehrere Produkte thematisch – zum Beispiel "Räume", "Technik" oder "Fahrzeuge". Das hilft Nutzenden, das Richtige schnell zu finden.
Beim Anlegen wählst du zuerst den Typ des Produkts. Der Typ bestimmt, welche Einstellungen für das Produkt verfügbar sind:
Alles, was nach der Nutzung zurückgegeben wird, legst du als Raum oder Equipment an. So wird es für einen Zeitraum gebucht und erscheint mit seiner Belegung im Kalender. Verbrauchsgüter haben keinen Kalender – dort wählen Buchende nur eine Menge.
Öffne über das Menü Verwalten → Apps → Vermietung einen Vermietungs-Ordner.
Wechsle in den Tab Produkte und klicke auf Erstellen.
Wähle den Typ: Raum, Equipment, Verbrauchsgüter oder Service.
Gib dem Produkt im Tab Details einen Namen und optional eine Beschreibung und ein Bild.
Lege bei Bedarf in den Tabs Einheiten und Mieten die Buchungsoptionen fest und wähle unter Erweitert eine Kategorie.
Konfiguriere bei zeitbasierten Produkten die Zeiträume – also wann das Produkt buchbar ist. Mehr dazu: Zeiträume für Vermietungen.
Klicke auf Erstellen.
Jeder Vermietungs-Ordner hat eine eigene Vermietungs-Seite – eine öffentlich teilbare URL, über die Nutzer direkt buchen können. Dort sehen sie alle Produkte und Kategorien des Ordners und können eine Buchung einreichen.
Die Vermietungs-Seite ist standardmäßig aktiviert. Du kannst sie in den Einstellungen des Vermietungs-Ordners im Bereich Nutzer-Ansicht bei Bedarf deaktivieren.
In der Nutzer-Ansicht kannst du außerdem die Standard-Ansicht wählen:
Du entscheidest, welche Ansicht beim Öffnen der Vermietungs-Seite vorausgewählt ist.
Öffne den Vermietungs-Ordner und gehe zu Einstellungen.
Im Bereich Nutzer-Ansicht aktivierst oder deaktivierst du die Vermietungs-Seite und wählst die Standard-Ansicht (Kalender oder Timeline).
Zum Teilen klicke im Tab Details unter Nutzer-Ansicht auf Teilen und gib den Link an deine Nutzer weiter.
In den Einstellungen eines Vermietungs-Ordners kannst du ein Formular anhängen. Dieses wird Nutzenden angezeigt, bevor sie eine Buchung abschließen – zum Beispiel um Zweck, Personenanzahl oder besondere Wünsche abzufragen.
Das Formular funktioniert identisch zu den eigenständigen Lukify Formularen. Die Bearbeitung erfolgt nach denselben Regeln.
Ein Formular ist optional – du musst keins anlegen. Es lohnt sich, wenn du bei einer Buchung zusätzliche Angaben abfragen möchtest. Hast du ein Formular angehängt, füllen Nutzende es beim Buchen aus.
Buchende sehen eine Kalenderansicht mit verfügbaren und gesperrten Zeitfenstern. Sie können nur buchbare Zeiträume auswählen – Überschneidungen werden automatisch verhindert.
Buchende können bei Bedarf wiederkehrende Buchungen anlegen – z. B. jeden Dienstag denselben Raum für drei Monate.
Du kannst detaillierte Verfügbarkeitsregeln festlegen: bestimmte Wochentage, Zeitfenster, Mindest- und Maximaldauer. Mehr dazu: Zeiträume für Vermietungen.
Nach jeder Buchung erhält die buchende Person automatisch eine Bestätigungs-E-Mail mit den Buchungsdetails.
Stelle in den Einstellungen des Ordners unter Vermietungen verarbeiten die Option Sofort bestätigen ein, damit Buchungen sofort als bestätigt gelten – ohne manuelle Freigabe durch Admins. Standard ist Als Anfrage speichern. Ideal für unkomplizierte Ressourcen mit einfachen Regeln.
Alle Vermietungsdaten lassen sich als Excel-Datei (und weitere Formate) exportieren. Die Export-Funktion findest du in den Einstellungen des jeweiligen Vermietungs-Ordners.
Alle eingegangenen Buchungen findest du im Vermietungs-Ordner im Tab Buchungen. Mehr zum Status und zur Verwaltung: Buchungsstatus.
