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Kanban, Canvas, Dokumente
Bei großen Veranstaltungen oder komplexen Projekten kommt schnell einiges zusammen: viele Schichten, viele Helfende, verschiedene Aufgabenbereiche. Lukify bietet mehrere Werkzeuge, die dir helfen, den Überblick zu behalten und effizient zu arbeiten.
Sobald ein Projekt mehr als ein Handvoll Listen enthält, lohnt es sich, Phasen einzusetzen. Phasen gruppieren Listen visuell nach Zeitabschnitten oder Themenbereichen.
Typisches Beispiel für ein Event:
So findest du jede Liste sofort – egal wie groß das Projekt wird. Mehr dazu: Projekt-Phasen.
Lieber viele kleine, klare Listen als eine einzige riesige. Jede Liste kann einen anderen Ort, eine andere Zeit oder eine andere Aufgabe abbilden. Das macht:
In jeder Phase kannst du statt einer Liste auch ein Textfeld anlegen. Das eignet sich ideal für eine Einführungsseite am Anfang des Projekts: Statt direkt Listen zu zeigen, siehst du dort eine Beschreibung des Projekts, wichtige Hinweise oder Kontaktinfos – wie eine Willkommensseite für Helfende.
Lege die erste Phase als reine Infoseite an (nur Textfelder, keine Listen). So werden Helfende beim ersten Öffnen des Projekts direkt mit den wichtigsten Infos begrüßt.
Über die Adminleiste (ganz oben im Projekt) kannst du Module erstellen. Ein nützliches Modul ist das Phasen-Modul, das alle Phasen des Projekts auflistet. Das funktioniert wie ein Inhaltsverzeichnis: Mit einem Klick springst du direkt zu einer bestimmten Phase – z. B. „Aufbau", „Tag 1" oder „Abbau".
Das ist besonders praktisch bei Projekten mit vielen Phasen, damit Helfende schnell dort landen, wo sie gebraucht werden.
Wenn du ähnliche Projekte regelmäßig planst, speichere erfolgreiche Projekte als Vorlage (Projektstatus: Vorlage). Beim nächsten Mal kopierst du das Projekt und hast sofort die bewährte Struktur – inklusive aller Listen und Phasen.
Kombiniere Vorlagen mit der Kopierfunktion für einzelne Listen: So kannst du bewährte Listenstrukturen auch in neue Projekte übernehmen. Mehr dazu: Listen kopieren und verschieben.
Wenn du z. B. das Datum aller Schichten einer Woche verschieben musst, nutze Multi-Edit. Damit kannst du mehrere Einträge gleichzeitig bearbeiten – ohne jeden Eintrag einzeln anzufassen.
Du findest Multi-Edit:
Das Dashboard gibt dir auf einen Blick eine statistische Übersicht über dein Projekt:
| Bereich | Was du siehst |
|---|---|
| Zeiterfassung | Erfasste Arbeitsstunden nach Kontakt und Projekt |
| Analyse | Auswertungen zu Eintragungen und Beteiligung |
| Eintragungen | Wer hat sich wo eingetragen? |
| Übersicht | Gesamtbild des Projekts |
Der Link zu Multi-Edit befindet sich oben rechts im Dashboard.
Lukify bietet mehrere Ansichten, mit denen du dein Projekt aus verschiedenen Perspektiven betrachten kannst:
Die klassische Übersicht aller Listen in deinem Projekt, gruppiert nach Phasen.
Statistiken und Auswertungen auf einen Blick. Ideal für die Nachbereitung.
Alle Einträge mit Aufgaben-Feldern (z. B. Fälligkeitsdatum, Status) in einer Aufgabenansicht zusammengefasst.
Alle Listen mit Datum in einer Kalenderansicht. Nützlich für die Planung und Übersicht.
Zeigt, wer an welchem Termin anwesend war. Nützlich für Veranstaltungen und Events.
Lege Phasen an, bevor du alle Listen erstellst.
Nutze sprechende Namen für Listen (z. B. "Einlass Sa 14–18 Uhr" statt "Liste 3").
Verwende Vorlagen für wiederkehrende Listenstrukturen.
Nutze Multi-Edit für Bulk-Änderungen (z. B. Datums-Verschiebungen).
Prüfe das Dashboard regelmäßig, um den Füllstand im Blick zu behalten.
Kommuniziere gezielt per Direktnachricht an einzelne Listen.
