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Kanban, Canvas, Dokumente
Wenn sich jemand in eine Liste einträgt, kann Lukify automatisch eine Bestätigungs- oder Informations-E-Mail verschicken. Das gibt den Eingetragenen eine Übersicht darüber, wo sie sich angemeldet haben – und du musst dich um nichts kümmern.
Du richtest diese Funktion unter Projekt → Admin → Benutzer → Benachrichtigungen im Bereich Nachrichten ein.
Die E-Mail wird nicht sofort verschickt, sondern mit einer kurzen Verzögerung nach der Anmeldung.
Warum die Verzögerung? Damit die Person sich noch in weitere Listen eintragen kann, bevor sie eine Nachricht bekommt. So erhält sie eine Zusammenfassung aller Anmeldungen auf einmal – statt für jede Liste eine separate E-Mail.
Ideal für: Helfer-Anmeldungen, bei denen sich eine Person für mehrere Schichten einträgt.
Die E-Mail wird sofort nach dem Eintragen verschickt.
Ideal für: Einzelanmeldungen, zeitkritische Informationen oder wenn du sicherstellen willst, dass die Person unmittelbar nach der Anmeldung eine Bestätigung erhält.
Du wählst ein Datum aus – zu diesem Zeitpunkt wird die Nachricht an alle eingetragenen Personen verschickt.
Ideal für: Erinnerungen kurz vor einem Termin oder Infos, die erst zu einem bestimmten Zeitpunkt relevant werden.
Öffne das Projekt und wechsle zum Tab Admin.
Klicke oben auf den Tab Benutzer.
Klicke rechts auf die Verknüpfung Benachrichtigungen.
Bleibe im Bereich Nachrichten (der zweite Bereich ist Actions).
Wähle den gewünschten Nachrichtentyp: nach dem Eintragen, direkt oder geplant.
Passe den Text der E-Mail an – du kannst Platzhalter für Listenname, Datum etc. verwenden.
Speichere die Einstellungen.
| Nutzertyp | Bekommt E-Mail? | Voraussetzung |
|---|---|---|
| Registrierte Nutzer | Immer | Keine. Die Adresse kommt aus dem Lukify-Account – das E-Mail-Feld muss nie ausgefüllt werden. |
| Gastnutzer ohne Projekt-Formular | Nur wenn E-Mail eingetragen | Das E-Mail-Feld muss in der Listenstruktur aktiviert sein und der Gast muss es ausfüllen. |
| Gastnutzer mit Projekt-Formular | Immer | Bei aktivem Projekt-Formular und aktiver E-Mail-Abfrage ist das E-Mail-Feld im Formular Pflicht. |
Gastnutzer haben kein Lukify-Profil, deshalb hängt bei ihnen alles daran, ob eine Adresse erfasst wird. Ohne Projekt-Formular passiert das über das E-Mail-Feld in der Listenstruktur – mehr dazu: Listen-Struktur und Felder. Mit aktivem Projekt-Formular wird die Adresse ohnehin immer abgefragt.
Ist im Projekt ein Projekt-Formular aktiv, entstehen zwei verschiedene Vorgänge – und die musst du auseinanderhalten:
| Vorgang | Was passiert |
|---|---|
| Formulareintrag | Die Person füllt zuerst das Projekt-Formular aus. Daraus entsteht ihr Formulareintrag. |
| Listeneintrag | Erst danach trägt sie sich mit diesem Formulareintrag in eine Liste ein. |
Die Nachrichten auf dieser Seite beziehen sich alle auf Listen und Listeneinträge. Wenn du jemanden benachrichtigen willst, sobald der Formulareintrag erstellt wurde, funktioniert das nicht über den Bereich Nachrichten – dafür brauchst du eine Action.
Öffne das Projekt und wechsle zum Tab Admin.
Klicke oben auf den Tab Benutzer und rechts auf Benachrichtigungen.
Wechsle im Fenster in den Bereich Actions.
Lege eine neue Action mit dem Ereignis Formulareintrag erstellt an.
Wähle als Action-Typ die E-Mail- oder Push-Benachrichtigung und richte die Nachricht ein.
Das ist der übliche Weg für eine Bestätigung an die Person selbst. Die meisten anderen Action-Ereignisse sind dafür gedacht, dich als Admin zu informieren. Mehr dazu: Actions einrichten.
Damit die Nachrichten ankommen, braucht Lukify eine E-Mail-Adresse. Ob danach gefragt wird, stellst du im Projekt ein – nicht im Formular:
Öffne die Projekteinstellungen.
Wechsle zum Tab Eintragen.
Setze im Bereich E-Mail die E-Mail-Abfrage auf aktiv.
Ist ein Projekt-Formular aktiv, wird die E-Mail-Adresse dadurch automatisch im Formular abgefragt. Sie liegt dann für jede Liste im Projekt vor, und du musst das E-Mail-Feld nicht mehr in der Listenstruktur pflegen.
Im Formular selbst musst du dafür nichts einstellen. Das E-Mail-Feld erscheint dort allein durch diese Projekteinstellung.
Kann ich den E-Mail-Text individuell gestalten?
Ja, du kannst den Text der automatischen Nachricht anpassen und Platzhalter für dynamische Inhalte (wie Listenname oder Datum) verwenden.
Was passiert, wenn jemand sich wieder austrägt?
Beim Austragen wird standardmäßig keine automatische Benachrichtigung verschickt. Falls du das brauchst, richte eine manuelle Direktnachricht ein.
Geht die Nachricht immer an alle Listen im Projekt?
Nein. Für jede Nachricht einzeln legst du fest, welche Listen einbezogen und welche ausgeschlossen werden. Benachrichtigt werden dann genau die Personen, die in den ausgewählten Listen eingetragen sind.
Sehe ich vorher, wer die Nachricht bekommt?
Ja. Beim Bearbeiten einer Nachricht zeigt Lukify eine Vorschau mit den betroffenen Nutzerinnen und Nutzern.
