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Kanban, Canvas, Dokumente
Das Reservierungsmodul von Lukify ermöglicht dir die Verwaltung von buchbaren Ressourcen – also allem, was geliehen, gemietet oder reserviert werden kann. Das können Räume, Fahrzeuge, Geräte, Sportplätze oder jede andere Art von Equipment sein.
Typische Einsatzmöglichkeiten:
Wenn du Apps → Reservierungen öffnest, siehst du zunächst deine Reservierungs-Ordner – noch keine Produkte oder Bestellungen. Du musst erst einen Ordner auswählen, um dessen Inhalte zu sehen. Was ein Reservierungs-Ordner ist und warum es mehrere geben kann, erklärt der Artikel Reservierungs-Ordner.
Das Reservierungsmodul arbeitet mit zwei Strukturelementen:
Produkte sind das, was reserviert werden kann – zum Beispiel "Konferenzraum A", "Kamera Canon EOS" oder "Vereinsfahrzeug VW Caddy". Jedes Produkt hat eigene Verfügbarkeitsregeln und Einstellungen.
Kategorien gruppieren mehrere Produkte thematisch – zum Beispiel "Räume", "Technik" oder "Fahrzeuge". Das hilft Nutzenden, das Richtige schnell zu finden.
Es gibt zwei grundlegende Produkttypen:
Verbrauchsgüter eignen sich besonders dann, wenn keine flexible Datumsauswahl nötig ist. Beispiel: Du bietest Tickets für eine Theateraufführung an einem festen Datum an. Statt einen Kalender zu nutzen, legst du das Produkt als Verbrauchsgüter an und schreibst das Datum direkt in den Produktnamen – das ist für Nutzende deutlich unkomplizierter.
Öffne Apps → Reservierungen und wähle einen Reservierungs-Ordner aus.
Klicke auf + Neues Produkt.
Gib dem Produkt einen Namen und optional eine Beschreibung.
Wähle den Produkttyp (zeitbasiert oder Verbrauchsgüter) und eine Kategorie oder lege eine neue an.
Konfiguriere bei zeitbasierten Produkten die Zeiträume – also wann das Produkt buchbar ist. Mehr dazu: Zeiträume für Reservierungen.
Aktiviere bei Bedarf die Auto-Bestätigung (Buchungen werden sofort bestätigt, ohne manuelle Freigabe).
Klicke auf Speichern.
Jeder Reservierungs-Ordner hat eine eigene Nutzerseite – eine öffentlich teilbare URL, über die Nutzer direkt Reservierungen vornehmen können. Dort sehen sie alle Produkte und Kategorien des Ordners und können eine Buchung einreichen.
Die Nutzerseite ist standardmäßig aktiviert. Du kannst sie in den Einstellungen des Reservierungs-Ordners bei Bedarf deaktivieren.
In den Einstellungen der Nutzerseite kannst du außerdem die Standardansicht wählen:
Die Ansicht ist benutzerdefiniert einstellbar – du entscheidest, welche Ansicht beim Öffnen der Nutzerseite vorausgewählt ist.
Öffne den Reservierungs-Ordner und gehe zu Einstellungen.
Unter Nutzerseite findest du den Link sowie die Option, sie zu aktivieren oder zu deaktivieren.
Wähle die gewünschte Standardansicht (Kalender oder Timeline).
Kopiere den Link und teile ihn mit deinen Nutzern.
In den Einstellungen eines Reservierungs-Ordners kannst du ein Formular anhängen. Dieses wird Nutzenden angezeigt, bevor sie eine Reservierung abschließen – zum Beispiel um Zweck, Personenanzahl oder besondere Wünsche abzufragen.
Das Formular funktioniert identisch zu den eigenständigen Lukify Formularen. Die Bearbeitung erfolgt nach denselben Regeln.
Das Formular ist optional – Nutzende können eine Reservierung auch einreichen, ohne das Formular auszufüllen. Es ist standardmäßig nicht als Pflichtabgabe konfiguriert.
Buchende sehen eine Kalenderansicht mit verfügbaren und gesperrten Zeitfenstern. Sie können nur buchbare Zeiträume auswählen – Überschneidungen werden automatisch verhindert.
Buchende können bei Bedarf wiederkehrende Buchungen anlegen – z. B. jeden Dienstag denselben Raum für drei Monate.
Du kannst detaillierte Verfügbarkeitsregeln festlegen: bestimmte Wochentage, Zeitfenster, Mindest- und Maximaldauer. Mehr dazu: Zeiträume für Reservierungen.
Nach jeder Buchung erhält die buchende Person automatisch eine Bestätigungs-E-Mail mit den Buchungsdetails.
Aktiviere Auto-Accept, damit Buchungen sofort als bestätigt gelten – ohne manuelle Freigabe durch Admins. Ideal für unkomplizierte Ressourcen mit einfachen Regeln.
Alle Reservierungsdaten lassen sich als Excel-Datei (und weitere Formate) exportieren. Die Export-Funktion findest du in den Einstellungen des jeweiligen Reservierungs-Ordners.
Alle eingegangenen Buchungen findest du unter Reservierungen → Bestellungen. Mehr zum Buchungsstatus und zur Verwaltung: Bestellstatus.
