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Zeiterfassung ist in vielen Vereinen und Organisationen ein Flickenteppich: Helferstunden landen auf einem Zettel, Projektzeiten in einer Tabelle und für die Stempeluhr gibt es noch ein drittes Tool. Am Monatsende beginnt dann das mühsame Zusammensuchen.
Genau das löst die neue Zeiterfassung in Lukify. Sie wurde von Grund auf neu entwickelt und ist seit dem Update 2026.2.0 verfügbar. Das Besondere: Sie ist kein separates Programm, sondern tief in die gesamte Plattform integriert. Zeiten aus Helferlisten, Projekten, Aufgaben und Stempelseiten laufen automatisch an einem Ort zusammen, in einer Auswertung, mit einem Export.
In diesem Beitrag zeigen wir dir, was die neue Zeiterfassung kann und warum die enge Verzahnung mit Listen und Projektmanagement der entscheidende Unterschied zu klassischer Zeiterfassungs-Software ist.
Der größte Vorteil zuerst: In Lukify gibt es keine Insellösung mehr. Während andere Tools die Zeiterfassung als eigenständige App anbieten, die keinen Bezug zu deinen Projekten und Aufgaben hat, liest die Lukify Zeiterfassung die Daten direkt aus deiner Organisation aus.
Vier Quellen fließen automatisch in dasselbe System ein:
Helferlisten und Projektlisten: Wer sich in eine Schicht oder einen Dienst einträgt, taucht ohne zusätzlichen Aufwand in der Auswertung auf.
Stempelseiten: Die digitale Stechuhr für alle, die vor Ort ein- und ausstempeln.
Aufgaben in Lukify Space: Zeit direkt zu einzelnen Aufgaben im Projektmanagement erfassen.
Team-Timer: Eine einfache Stoppuhr für spontane Tätigkeiten ohne festes Projekt.
Kein Zusammenführen verschiedener Programme, kein manueller Abgleich, keine zusätzlichen Lizenzkosten. Das spart am Monatsende echte Arbeitszeit und vermeidet Übertragungsfehler.
Die Stempelseite ist das Herzstück für die klassische Arbeitszeiterfassung. Mitarbeiter und Ehrenamtliche stempeln sich per persönlichem PIN ein und aus, ganz ohne eigenen Lukify-Account. Das ist gerade für Vereine mit vielen Helfern ein echter Gewinn, denn niemand muss erst eine E-Mail-Adresse hinterlegen oder sich registrieren.
So einfach läuft es:
Stempelseite anlegen und über einen Link oder QR-Code freigeben.
QR-Code ausdrucken und am Eingang oder im Vereinsheim aufhängen.
Nutzer scannen mit dem Smartphone, geben ihren PIN ein und stempeln sich sofort ein.
Optional lässt sich ein GPS-Radius festlegen, sodass das Einstempeln nur innerhalb eines bestimmten Standorts möglich ist. Über Berechtigungen steuerst du, wer sich an welcher Stempelseite anmelden darf, und mit Labels kategorisierst du die Einträge nach Tätigkeit oder Abteilung.
Nicht jede Tätigkeit lässt sich planen. Für alles Spontane gibt es den Team-Timer, der sich mit einem Klick direkt über die Teamseite starten lässt, ganz ohne Projekt oder Aufgabe.
Im Projektmanagement-Bereich Lukify Space kannst du Zeit dagegen präzise zu einzelnen Aufgaben erfassen. So siehst du in der Aufgaben-Detailansicht genau, wer wie viel Zeit in welche Aufgabe investiert hat. Das ist die Grundlage für ehrliches Projektcontrolling und den Vergleich zwischen geschätztem und tatsächlichem Aufwand.
Praktisch im Alltag: Der laufende Timer erscheint in der App-Navigation und als Widget auf dem Startbildschirm von iOS und Android. Du kannst ihn stoppen oder pausieren, ohne die App überhaupt zu öffnen. Und weil alles in Echtzeit synchronisiert, startest du einen Timer auf dem Handy und stoppst ihn am Rechner.
Für Administratoren gibt es zusätzlich eine Live-Übersicht: Unter „Timer" siehst du alle aktuell laufenden Timer und eingestempelten Nutzer in Echtzeit und kannst sie bei Bedarf von dort aus pausieren oder stoppen.
Alle erfassten Zeiten, egal aus welcher Quelle, laufen in der Einträge-Ansicht zusammen. Filtern kannst du nach Zeitraum, Typ, Benutzer, Nutzergruppen und sogar nach Familien, etwa um die gesammelten Arbeitszeiten einer Familie auf einen Blick zu sehen.
Je nach Bedarf wählst du zwischen drei Perspektiven:
Liste zeigt alle Einträge im Detail.
Benutzer fasst die Zeiten pro Person zusammen, ideal zum Vergleichen.
Timeline stellt alles linear und visuell dar.
Jeder Eintrag hat einen klaren Status: offen, bestätigt oder abgelehnt. So behältst du die Kontrolle darüber, welche Zeiten tatsächlich zählen. Der Standardstatus lässt sich pro Quelle festlegen, und über eine eigene Nutzer-Detailseite siehst du alle Einträge einer Person, sauber nach Status aufgegliedert.
Über die Einstellungen definierst du Mindeststunden, entweder global für alle oder individuell pro Nutzer und Zeitraum. Auf einen Blick siehst du dann, wer sein Soll bereits erreicht hat und wer nicht. Für Vereine mit Pflichtstunden-Regelung oder Organisationen mit festen Arbeitszeitvorgaben ist das ein zuverlässiges Kontrollinstrument, das sonst nur mühsame Handarbeit wäre.
Die aktuell gefilterte Ansicht exportierst du mit einem Klick als CSV, Excel oder PDF, inklusive aller gesetzten Filter. Das ist perfekt für:
monatliche Abrechnungen und die Weitergabe an Steuerberater oder Lohnbuchhaltung,
Ehrenamtsstunden-Nachweise fürs Finanzamt,
Projektnachweise für Fördermittelgeber und den Vorstand.
Versehentlich einen Eintrag, ein Label oder eine ganze Stempelseite gelöscht? Kein Problem. Gelöschte Elemente wandern in den Papierkorb statt sofort endgültig entfernt zu werden und lassen sich jederzeit wiederherstellen. Erst nach 30 Tagen werden nicht wiederhergestellte Elemente automatisch entfernt. Eine Funktion, die selbst große Zeiterfassungs-Tools in dieser Form oft nicht bieten.
Die Lukify Zeiterfassung eignet sich für Organisationen jeder Größe:
Vereine dokumentieren Helfer- und Ehrenamtsstunden und prüfen Pflichtstunden.
Teams erfassen Projektzeiten direkt an den Aufgaben in Space.
Organisationen mit Mitarbeitern nutzen die Stempelseite als vollwertige digitale Stechuhr mit GPS und QR-Code.
Weil alles auf einer Plattform stattfindet, wächst die Zeiterfassung einfach mit deinen Anforderungen mit.
Die neue Zeiterfassung macht aus Lukify ein vollständiges Organisationssystem, bei dem Arbeitszeit kein Sonderfall mehr ist, sondern nahtlos zu Listen, Projekten und Aufgaben gehört. Stempelseite, Timer, Auswertung und Export greifen ineinander, statt in getrennten Programmen zu liegen.
Das Ergebnis: weniger Tools, weniger manueller Aufwand und ein ehrlicher Überblick darüber, wo die Zeit deiner Organisation wirklich hingeht.
Du willst es selbst ausprobieren? Du kannst Lukify sofort und kostenlos nutzen, ohne Abo und ohne Zahlungsdaten.
👉 Jetzt kostenlos starten · Alle Funktionen der Zeiterfassung ansehen
Brauchen Nutzer einen Lukify-Account, um sich einzustempeln? Nein. Über die Stempelseite stempeln sich Nutzer per persönlichem PIN ein und aus, ganz ohne eigenen Account. Die Seite ist über einen Link oder QR-Code erreichbar.
Kann ich verhindern, dass sich jemand von zu Hause einstempelt? Ja. Für jede Stempelseite lässt sich ein optionaler GPS-Radius aktivieren. Das Einstempeln ist dann nur innerhalb des definierten Standorts möglich.
Werden Helferstunden automatisch erfasst? Ja. Einträge aus Helfer- und Projektlisten fließen automatisch in die Zeiterfassung ein. Wer sich in eine Liste einträgt, erscheint direkt in der Auswertung, ohne manuellen Aufwand.
In welchen Formaten kann ich die Zeiten exportieren? Die gefilterte Ansicht lässt sich als CSV, Excel oder PDF exportieren. Die gesetzten Filter werden dabei automatisch übernommen.
Kann ich Mindeststunden festlegen? Ja. Mindeststunden lassen sich global für alle oder individuell pro Nutzer und Zeitraum definieren. So siehst du auf einen Blick, wer sein Soll erreicht hat.
Was passiert mit versehentlich gelöschten Einträgen? Gelöschte Einträge, Labels, Benutzer und Stempelseiten landen im Papierkorb und lassen sich jederzeit wiederherstellen. Nach 30 Tagen werden sie automatisch endgültig entfernt.