Irgendwann ist der Punkt erreicht: Die Mitgliederliste lebt in Excel, die Termine in fünf privaten Kalendern, die Helferlisten auf Papier, und das Verwaltungsprogramm, für das ihr zahlt, bedient nur noch eine einzige Person — die im Sommer im Urlaub ist. Ein Wechsel steht im Raum. Und mit ihm die Angst: Datenverlust, Eingewöhnung, „das haben wir schon immer so gemacht".
Die Wahrheit: Ein Umzug ist in einer Woche machbar, wenn man ihn in der richtigen Reihenfolge angeht.
Ihr zahlt pro Mitglied und jedes Neumitglied verteuert die Software. Nur eine Person „kann" das Programm. Für Helferlisten, Umfragen und Dateiablage nutzt ihr längst drei andere Tools. Die Mitglieder sehen nichts von dem, was verwaltet wird. Das Programm läuft nur auf dem einen Vereins-PC. — Zwei oder mehr Haken? Weiterlesen.
Tag 1–2: Parallel starten, nichts abschalten. Der größte Fehler beim Wechsel ist der harte Schnitt. Legt euer Team im neuen System an (bei Lukify kostenlos, unbegrenzte Nutzer — der Test kostet also nichts) und lasst das alte System einfach weiterlaufen. Kein Druck, keine Deadline im Nacken.
Tag 3: Mitglieder importieren. Kontakte per Excel-Import einspielen — Gruppen und Rollen (Jugend, Trainer, Vorstand) direkt beim Import zuordnen. Was in der alten Software als Export herauskommt, reicht dafür in aller Regel aus.
Tag 4: Die nächste Veranstaltung als Testlauf. Nicht abstrakt üben, sondern das nächste reale Ereignis komplett im neuen System abwickeln: Termin in den Kalender, Helferliste anlegen, Link an die Mitglieder. Der Moment, in dem sich der erste Helfer ohne Account selbst einträgt, überzeugt Skeptiker mehr als jede Vorstandssitzung.
Tag 5: Formulare und Kalender umstellen. Anmeldungen (Schnuppertraining, Ausflug, Arbeitsdienst) als Online-Formular, den Vereinskalender für alle sichtbar machen. Ab jetzt entsteht neuer „Datenbestand" nur noch im neuen System.
Tag 6: Finanzen und Dateien. Kassenbuch mit dem aktuellen Stand beginnen (Altdaten bleiben im Archiv des alten Systems — ihr müsst nicht fünf Jahre Historie migrieren, um arbeitsfähig zu sein), Vereinsdokumente in die Dateiablage.
Tag 7: Vorstand einweisen, alte Software kündigen. Eine halbe Stunde gemeinsamer Rundgang reicht, weil alle dasselbe sehen. Dann: Kündigungsfrist der alten Software prüfen und den Termin in den — natürlich neuen — Kalender eintragen.
Unbegrenzte Nutzer zum Festpreis. Der ganze Verein arbeitet mit, ohne dass die Rechnung wächst — vom Vorstand bis zum Helfer, der sich nur einmal im Jahr in eine Liste einträgt (und dafür nicht mal einen Account braucht).
Alles in einer App: Mitglieder, Kalender, Helferlisten, Formulare, Reservierungen, Kassenbuch, Zeiterfassung, Projektboards — statt fünf Abos und fünf Logins. Made in Germany, DSGVO-konform gehostet. Und der Einstieg ist kostenlos — der Parallelbetrieb zum Testen kostet exakt null Euro und null Risiko.
Verlieren wir beim Wechsel Daten? Nein, wenn ihr parallel startet: Das alte System bleibt, bis das neue sich bewährt hat. Mitglieder kommen per Excel-Import, alles andere entsteht im laufenden Betrieb neu.
Wie lange dauert die Eingewöhnung im Vorstand? Der Rundgang dauert eine halbe Stunde. Der eigentliche Trick: Mitglieder und Helfer brauchen gar keine Eingewöhnung, weil sie per Link teilnehmen — ohne Account.
Was kostet Lukify? Kostenlos starten, Bezahlpakete ab 4,99 €/Monat — pro Verein, nicht pro Mitglied. Für Vereine gibt es das Pro-Paket rabattiert (15,99 € statt 19,99 €).
Wir haben mitten im Jahr Beiträge, JHV, laufende Listen — wann wechseln? Jederzeit. Der Parallelbetrieb entkoppelt den Wechsel vom Vereinsjahr: startet heute, schaltet das alte System ab, wann ihr bereit seid.
