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Wer schon einmal ein Fest, ein Turnier oder eine Vereinsaktion über Listen organisiert hat, kennt dieses eine Problem: Man braucht von jeder Person ein paar Basisinfos – Telefonnummer für den Notfall, E-Mail für die Infomail, vielleicht noch T-Shirt-Größe oder ob jemand vegetarisch isst. Und dann fragt man sie ab. Und zwar in jeder Liste erneut.
Mit dem Update 2026.3.0 ist damit Schluss. Projekt-Formulare drehen die Logik um: Die Informationen gehören ab sofort zur Person im Projekt – nicht zur einzelnen Liste.
Bisher lief es so: Du hast in deiner Schichtliste zusätzliche Spalten angelegt – Telefonnummer, E-Mail, Anmerkungen. Sobald es eine zweite Liste gab, hast du dieselben Spalten noch einmal gebaut. Und deine Helfer haben dieselben Daten noch einmal eingetippt.
Das Ergebnis kennt jeder Organisator:
Doppelte Arbeit für alle Beteiligten, bei jedem einzelnen Eintrag
Tippfehler und Abweichungen – mal mit Vorwahl, mal ohne, mal ein Buchstabendreher in der E-Mail
Kein Gesamtbild: Wer ist eigentlich alles in meinem Projekt aktiv? Diese Frage ließ sich nur beantworten, indem man alle Listen einzeln durchging
Leere Felder, weil optionale Spalten schlicht übersprungen wurden
Je größer die Veranstaltung, desto teurer wird dieser Umstand. Bei fünfzig Helfern über acht Schichtlisten hinweg redet man schnell über hunderte redundante Eingaben.
Ein Projekt-Formular aktivierst du direkt am Projekt. Ab dem Moment gilt: Bevor sich jemand in eine Liste einträgt, füllt er einmal das Formular aus. Danach trägt er sich mit genau diesem Formular-Eintrag in beliebig viele Listen und Schichten ein.
Was das konkret bedeutet:
Einmal statt immer wieder. E-Mail, Telefonnummer, Allergien, Führerschein-Klasse – alles, was du wissen willst, wird genau einmal abgefragt.
Keine Zusatzspalten mehr pro Liste. Deine Listen bleiben schlank und zeigen das, worum es geht: wer wann welche Aufgabe übernimmt.
Der Name kommt automatisch mit. Trägt sich jemand in eine Schicht ein, wird der Name aus dem Formular übernommen. Kein erneutes Tippen, keine drei Schreibweisen derselben Person.
Frei gestaltbar. Du entscheidest, welche Fragen im Formular stehen, was Pflicht ist und was optional.
In der Standardeinstellung legt jeder Nutzer genau einen Formular-Eintrag an. Das ist der Normalfall: eine Person, ein Datensatz, saubere Zuordnung.
Manche Szenarien brauchen aber mehr Spielraum – etwa wenn jemand mehrere Rollen übernimmt oder eine Familie über einen Zugang organisiert wird. Deshalb lässt sich auch einstellen, dass ein Nutzer mehrere Formular-Einträge erstellen darf. Beim Eintragen in eine Liste wird dann ausgewählt, mit welchem Eintrag es geschieht.
Angaben ändern sich: neue Handynummer, andere E-Mail, kurzfristige Absprache. Formular-Einträge lassen sich deshalb jederzeit bearbeiten. Und als Admin bist du nicht darauf angewiesen, dass jeder brav selbst tippt – du kannst Einträge auch selbst anlegen und pflegen. Das ist deutlich flexibler als starre Listenspalten und sorgt dafür, dass die Zuordnung von Personen zu Einträgen wirklich stimmt.
Weil alles an derselben Person hängt, greifen auch die übrigen Funktionen sauber ineinander – bis hin zur Zeiterfassung.
Mit den Projekt-Formularen kommt ein zweiter großer Baustein: ein eigener Admin-Bereich für jedes Projekt. Dort findest du auf einen Blick den Status deines Projekts und die wichtigsten Einstellungen – gebündelt an einer Stelle statt verstreut über die gesamte Oberfläche.
Eine eigene Ansicht zeigt alle Nutzer, die sich in das Projekt eingetragen haben. Ist ein Formular aktiv, stehen die ausgefüllten Informationen direkt mit in der Liste. Die Frage „Wer macht bei uns eigentlich mit und wie erreiche ich die Leute?" ist damit eine einzige Ansicht statt einer Recherche.
Ein Klick auf einen Nutzer öffnet die Detailansicht: alle Listen- und Formular-Einträge dieser Person auf einen Blick. Ist der Nutzer registriert, kannst du ihm von dort aus direkt eine Nachricht senden oder auf seine Zeiterfassung zugreifen. Kein Springen mehr zwischen Listen, um zu rekonstruieren, wo jemand überall eingeplant ist.
Alle eingetragenen Nutzer eines Projekts lassen sich als Datei exportieren und herunterladen – inklusive der Formular-Angaben. Praktisch für die Abrechnung, für Teilnehmerlisten, für die Weitergabe an Behörden oder schlicht für das eigene Archiv nach der Veranstaltung.
Bisher lag alles auf einer Seite: Inhalte für Teilnehmer und administrative Werkzeuge gleichzeitig. Das war für beide Seiten unübersichtlich.
Mit dem eigenen Admin-Bereich konnten wir das sauber trennen:
Die Projekt-Info-Seite ist neu gestaltet und deutlich übersichtlicher – sie richtet sich jetzt klar an die Nutzer.
Alle administrativen Inhalte sind in den Bereich „Admin" umgezogen.
Die Projekt-Einstellungen wurden neu strukturiert und in einem eigenen Bereich zusammengefasst.
Die Listen-Felder lassen sich einfacher anpassen und sind direkt mit den Projekt-Formularen verbunden.
Unterm Strich: Nutzer sehen, was sie brauchen. Admins finden, was sie suchen.
Auch das eigenständige Formular-Modul hat dazugelernt. Du kannst jetzt Kontakte aus der Kontaktverwaltung direkt in Formularen abfragen. Statt Namen frei eintippen zu lassen, wird auf den bereits gepflegten Kontaktbestand zugegriffen – das hält die Daten konsistent und spart die spätere Zuordnungsarbeit.
Kleinere Verbesserungen gab es obendrauf: Die maximale Antwortlänge liegt jetzt bei 150 Zeichen, und beim Kopieren eines Formulars werden die Limits der Fragen mitkopiert.
Projekt-Formulare lösen einen Umstand, der bei Listen seit jeher mitlief: Informationen gehörten zur Liste statt zur Person. Jetzt ist es andersherum – einmal ausfüllen, überall eintragen. Dazu ein Admin-Bereich, der zeigt, wer im Projekt unterwegs ist, ein Mini-Profil pro Person und ein Export für alles Weitere.
Die Funktion ist frisch veröffentlicht. Wenn dir etwas auffällt oder du eine Idee hast, wie sich dein Ablauf noch besser abbilden lässt: Schreib uns – ein großer Teil dieses Features ist genau so entstanden.
Projekt-Formulare sind ab Update 2026.3.0 verfügbar. Aktiviere sie einfach in den Einstellungen deines Projekts.