- Vereine und Ehrenamt
- Vereine und Ehrenamt
In diesem Leitfaden findest du alle wichtigen Schritte für erfolgreiche Vereinsveranstaltungen – von der Planung über die Durchführung bis zur Nachbereitung. Unser Ziel: dir praxisnahe Tipps und Checklisten an die Hand zu geben, die du sofort im Verein nutzen kannst.
Veranstaltungen sind die Momente, in denen dein Verein erlebbar wird. Ob Sommerfest, Turnier, Benefizkonzert oder sogar ein einfacher Kuchenverkauf – bei Events entstehen Begegnungen, Stolz und ein besonderes Wir-Gefühl. Mitglieder und Gäste kommen persönlich zusammen, Gesichter lösen Formulare ab, und aus Statistiken werden Geschichten. Kurz: Ein gutes Event stärkt die Gemeinschaft und Identität deines Vereins. Am Grill oder Kuchenstand lernen sich Leute kennen, neue Mitglieder fühlen sich willkommen und Ehemalige oder Interessierte („Zaungäste“) werden ins Boot geholt.
Vereinsveranstaltungen erhöhen außerdem die Sichtbarkeit deines Vereins in der Öffentlichkeit: Wer euren Verein live erlebt, versteht eure Mission und bekommt Lust mitzumachen. Zusätzlich bieten Events Chancen für Partnerschaften – lokale Unternehmen oder Förderer kommen in Kontakt mit euch und unterstützen vielleicht durch Sponsoring oder Sachspenden.
Nicht zuletzt können Veranstaltungen die finanzielle Basis eures Vereins verbessern (zum Beispiel durch Einnahmen aus Verkauf oder Spenden), aber das funktioniert nur, wenn das Event als Ganzes überzeugt und Menschen begeistert.
Diese vielfältigen Vorteile zeigen: Es lohnt sich, Vereinsveranstaltungen mit Sorgfalt zu planen. In diesem Leitfaden führen wir dich Schritt für Schritt durch die Eventplanung – von den ersten Zielüberlegungen bis zur Nachbereitung. Du bekommst praxisnahe Tipps, Checklisten und Beispiele, damit dein nächstes Event ein voller Erfolg wird. Los geht’s!
Ohne klares Ziel kein erfolgreiches Event. Bevor ihr mit der Planung loslegt, müsst ihr euch über die Zielsetzung eurer Veranstaltung im Klaren sein. Frag dich und dein Team: Warum machen wir dieses Event? Was soll am Ende herauskommen? Grundsätzlich lassen sich Vereinsziele in zwei Kategorien einteilen:
Ökonomische Ziele: Hier geht es ums Finanzielle. Vielleicht möchtet ihr Einnahmen erzielen – etwa Überschüsse für die Vereinskasse, Spenden für ein Projekt sammeln oder Sponsoren gewinnen. Ein ökonomisches Ziel kann z. B. sein, einen bestimmten Gewinn (oder zumindest Kostendeckung) zu erreichen, neue Sponsoring-Partnerschaften aufzubauen oder den Verkauf von Vereins-Merchandise anzukurbeln. Diese Ziele beeinflussen die Planung erheblich: Wenn Einnahmen im Vordergrund stehen, solltet ihr besonders auf Budgetierung, Preisgestaltung und kosteneffizientes Arbeiten achten.
Nicht-ökonomische Ziele: Hierunter fallen alle Ziele, die nicht direkt mit Geld zu tun haben. Viele Vereinsveranstaltungen dienen dem Gemeinschaftserlebnis, der Mitgliedergewinnung, der Imagepflege oder der Weiterbildung. Beispielsweise könnte das Ziel eures Events sein, neue Mitglieder zu werben, die Bindung bestehender Mitglieder zu stärken, Wissen zu vermitteln (z. B. bei einem Workshop) oder einfach euren Verein in der Gemeinde bekannter zu machen. Solche Ziele sind genauso wichtig wie finanzielle – sie fördern Zusammenhalt und langfristiges Wachstum des Vereins.
Oft haben Veranstaltungen mehrere Ziele gleichzeitig, aber es ist hilfreich, 1–3 Hauptziele festzulegen. Nur mit klaren Prioritäten könnt ihr Aufwand und Budget gezielt dort einsetzen, wo es wirklich zählt. Formuliert eure Ziele möglichst messbar: Zum Beispiel „20 neue Interessenten gewinnen“, „5000 € Spenden einsammeln“ oder „die Zufriedenheit der Mitglieder auf >90 % steigern“ (gemessen via Feedback). Diese Klarheit dient als Kompass für alle weiteren Entscheidungen. Und: Kommuniziert das Event-Ziel auch im Team – wenn alle wissen, worauf ihr hinarbeitet, ziehen alle an einem Strang.
Eine solide Finanzplanung verhindert böse Überraschungen. Gerade wenn euer Event auch ökonomische Ziele hat oder größere Ausgaben anfallen, ist Budgetplanung das A und O. Zunächst solltet ihr ehrlich einschätzen, wie viel Geld zur Verfügung steht (z. B. aus der Vereinskasse, Sponsoring oder erwarteten Einnahmen) und welche Kosten anfallen werden. Listet alle voraussichtlichen Posten auf – von den großen Brocken bis zu vermeintlichen Kleinigkeiten. Typische Ausgabenkategorien sind zum Beispiel:
Location & Ausstattung: Miete für Räume oder Platz, Bühnenbau, Bestuhlung, Zelte, technische Grundausstattung etc. (Kosten variieren je nach Größe und Ausstattung der Location).
Technik & Infrastruktur: Ausgaben für Ton- und Lichttechnik, Mikrofone, Lautsprecher, Projektor/Beamer, Stromversorgung (ggf. Generatoren, Kabel) und WLAN. Auch extra Technikpersonal oder Technik-Verleih fällt hier hinein.
Verpflegung: Catering, Getränke, Snacks – von Kaffee und Kuchen bis zum Grillbuffet, je nach Art des Events. Denkt auch an Wasser für Helfer und ggf. Übernachtungskosten für externe Referenten/Künstler.
Personal & Helfer: Viele Helfer sind ehrenamtlich, aber plant Aufwandsentschädigungen oder Dankeschöns (z. B. Gutscheine, Helfer-T-Shirts) ein. Falls nötig, kommen Kosten für Security, Reinigungskräfte oder Honorare für externe Dienstleister hinzu. Auch die Gagen für Künstler, DJs, Referenten oder Schiedsrichter gehören dazu.
Unterhaltungsprogramm: Alles fürs Programm selbst – z. B. Preise für Turniere, Materialien für Workshops, Gagen für Show-Acts oder Moderatoren.
Marketing & Werbung: Flyer-Druck, Plakate, Anzeigen, Social-Media-Werbeanzeigen, Banner, ggf. Erstellung einer Event-Webseite oder Online-Ticketplattform. Ohne Werbung kommen keine Gäste – vergesst also nicht, dafür Budget bereitzustellen.
Gebühren & Genehmigungen: Anmeldung bei der GEMA, falls Musik gespielt wird, behördliche Genehmigungen (z. B. Nutzungsgebühren für öffentliche Flächen, Straßensperrungen) und Abgaben wie die Künstlersozialabgabe (ca. 4,2 % auf Künstlerhonorare über einer bestimmten Grenze). Solche Posten werden leicht übersehen, sind aber wichtig für die Rechtskonformität.
Versicherungen: Prüft, ob ihr eine Veranstalter-Haftpflicht oder Unfallversicherung für das Event braucht. Sicherheit geht vor – viele Locations verlangen z. B. den Nachweis einer Haftpflichtversicherung. Die Prämien müssen ins Budget einkalkuliert werden.
Sonstiges & Unvorhergesehenes: Dekoration, Reinigung, Müllentsorgung (zusätzliche Mülltonnen, Container), Mietkautionen, Toilettenwagen oder mobile WCs, Namensschilder, Fahrtkosten, Parkplatzeinweiser, etc. Denkt an alles, was euer spezifisches Event benötigt – auch Dinge wie genügend Müllsäcke, Putzmittel oder Kabeltrommeln. Lieber einen Posten mehr auf der Liste haben als einen, der später unfinanziert bleibt.
Wenn ihr alle erwarteten Ausgaben notiert habt, stellt die geplanten Einnahmen dagegen. Überlegt, wie das Event finanziert werden soll: Habt ihr Eintrittsgelder oder Teilnehmerbeiträge? Erlöse aus dem Verkauf von Speisen, Getränken oder Merchandise? Plant ihr eine Tombola oder andere Spendenaktionen? Oft spielen Sponsoren eine wichtige Rolle – lokale Unternehmen oder Förderer können durch Geld- oder Sachspenden beitragen. Listet auch diese Einnahmequellen auf, aber schätzt zurückhaltend: Rechnet lieber mit einem moderaten Besucherzuspruch als mit dem Best-Case-Szenario, damit am Ende die Kasse tatsächlich stimmt.
Puffer einplanen: Kalkuliert lieber großzügig bei den Ausgaben und konservativ bei den Einnahmen. Erfahrungsgemäß tritt immer etwas Unvorhergesehenes ein – sei es eine Preissteigerung, ein Zusatzbedarf oder eine Planänderung kurz vor knapp. Plant deshalb mindestens 10–20 % des Budgets als Reserve ein. Dieser Sicherheitspuffer bewahrt euch vor Stress und Finanzlöchern, falls doch etwas teurer wird als gedacht. Solltet ihr den Puffer am Ende nicht brauchen – umso besser, dann habt ihr einen Überschuss für den Verein.
Bevor es in die Umsetzung geht, stellt unbedingt die finanzielle Machbarkeit sicher. Übersetzt: Erst wenn die Finanzierung des Events steht (Eigenmittel, Sponsorengelder zugesagt, etc.), solltet ihr große Ausgaben tätigen oder Verträge unterschreiben. Wenn ihr feststellt, dass das Event in geplanter Form das Budget sprengt, zieht die Reißleine: Umfang reduzieren, zusätzliche Geldquellen suchen oder notfalls absagen, bevor ihr Schulden macht. Lieber ein kleineres Fest erfolgreich durchführen als sich finanziell zu übernehmen.
Habt ihr euren Finanzplan fertig, behaltet ihn während der gesamten Planungsphase im Blick. Überwacht das Budget laufend: Aktualisiert eure Kostentabelle, sobald Angebote reinkommen oder neue Posten auftauchen. So erkennt ihr frühzeitig, wenn etwas teurer wird, und könnt gegensteuern, bevor ein Defizit entsteht. Nutzt ruhig digitale Hilfsmittel oder Vereinssoftware, um den Überblick zu behalten.
Typische Kostenfallen – Checkliste: In der Hektik übersieht man leicht einige Kosten. Hier eine kurze Checkliste häufiger übersehener Posten, damit euch das nicht passiert:
Fällig, wenn bei eurem Event Musik öffentlich gespielt wird (DJ, Live-Band oder Hintergrundmusik) – ja, auch für gemeinnützige Vereine. Spätestens ~10 Tage vorher bei der GEMA anmelden, um Strafen zu vermeiden.
Je nach Art/Größe braucht ihr Genehmigungen (vom Ordnungsamt für öffentliche Veranstaltungen, ggf. Feuerwehr für Brandschutz/Notausgänge, Gesundheitsamt bei Lebensmittelausgabe etc.). Diese kosten oft Gebühren oder erfordern bestimmte Maßnahmen (Security, Sanitäter, Toiletten). Frühzeitig informieren und die Kosten einplanen.
Veranstalter-Haftpflicht ist meist ein Muss. Denkt auch an zusätzliche Sicherheit: zum Beispiel Security-Personal oder die Anwesenheit von Sanitätern/Ersthelfern bei größeren Events. Solche Dienste kosten Geld – vergesst das im Budget nicht.
Auch wenn intern viel ehrenamtlich läuft – kleine Aufmerksamkeiten kosten auch etwas. Plant Ausgaben für Helfer-Verpflegung (Wasser, Snacks), Helfer-T-Shirts oder ein Dankeschön-Geschenk ein. Wenn ihr externe Techniker oder Künstler habt, denkt an die Künstlersozialabgabe, wie oben erwähnt.
Müsst ihr mobile Toiletten mieten? Extra Müllbehälter oder die Entsorgung bezahlen? Strom- und Wasserversorgung bereitstellen? Auch Reinigung nach dem Event (ggf. professionelle Reinigungskräfte) gehört dazu.
Nicht nur Flyer und Plakate – auch z.B. Banner, Wegweiser-Schilder, Namensschilder oder Programmhefte verursachen Druckkosten.
Braucht ihr einen Transporter für Equipment? Müssen Kühlschränke, Grill oder Pavillons transportiert oder gemietet werden? Fallen Parkgebühren oder Spritkosten an? Diese Posten sind schnell übersehen, daher genau prüfen.
Zu guter Letzt: Überlegt gemeinsam im Team, wo ihr Sparpotenziale findet, ohne die Qualität zu beeinträchtigen. Vielleicht können Vereinsmitglieder bestimmte Leistungen übernehmen, statt externe Dienstleister zu bezahlen (z. B. Kuchenbuffet durch eigene Mitglieder anstelle von Catering). Oder örtliche Betriebe unterstützen euch mit vergünstigten Konditionen (der Bäcker spendiert Brötchen, die Brauerei liefert Getränke günstiger) – solche Kooperationen entlasten das Budget und stärken zugleich die Beziehung zur Gemeinde. Kreativität und Verhandlungsgeschick zahlen sich hier aus.
Die Wahl des richtigen Termins ist ein entscheidender Erfolgsfaktor. Ein ungünstiges Datum oder ein lückenhafter Zeitplan kann selbst bei tollem Programm die Besucherzahlen drücken. Geht deshalb strategisch an die Terminfindung heran:
Keine Terminkollisionen: Prüft frühzeitig regionale Veranstaltungskalender, Verbandsdaten und Feiertage. Meidet Daten, an denen viele Leute im Urlaub sind (Ferienzeiten) oder große Konkurrenz-Events stattfinden. Beispiel: Wenn euer Ort am selben Tag ein Stadtfest oder ein wichtiges Sportereignis hat, wird es schwer, Gäste für euer Event zu begeistern. Sucht lieber ein Datum, an dem eure Zielgruppe keine attraktiven Alternativen hat.
Zielgruppenfreundliche Zeit: Passt Datum und Uhrzeit an eure Haupt-Zielgruppe an. Ein Familienfest liegt ideal an einem Wochenend-Nachmittag, ein Konzert für junge Leute eher am Freitag- oder Samstagabend. Beachtet auch Einschränkungen wie den Jugendschutz (bei Jugendlichen als Teilnehmer z.B. Eventende vor 22 Uhr). Fragt ruhig im Vorfeld herum (im Verein oder per Social Media), wann die meisten Zeit und Lust hätten – so bekommt ihr ein Gefühl für den passenden Termin.
Verfügbarkeit sicherstellen: Stimmt euer Wunschtermin mit den Verfügbarkeiten wichtiger Beteiligter ab. Ist die gewünschte Location an dem Tag frei? Können die Hauptakteure (Band, Referent, Schiedsrichter etc.) und die benötigten Dienstleister dann überhaupt? Beliebte Hallen oder DJs sind oft Monate im Voraus ausgebucht. Falls euer Favorit-Termin nicht klappt, müsst ihr priorisieren: Entweder Datum verschieben oder auf einen anderen Ort/Act ausweichen. Hier ist Flexibilität gefragt – entscheidet, was wichtiger ist (z. B. der einzige verfügbare Samstag oder doch lieber die Halle am Sonntag?). Zur Not haltet ein, zwei Alternativtermine in petto.
Schlechtwetter-Plan: Für Outdoor-Events immer einen Plan B parat haben. Könntet ihr das Event notfalls nach drinnen verlegen? Gibt es ein Ausweichdatum, oder zumindest Zelte/Pavillons als Regenschutz? Nichts ist schlimmer, als kurzfristig absagen zu müssen, weil es regnet – das kostet Nerven und oft Geld. Plant also voraus, wie ihr auf Wetterkapriolen reagieren würdet.
Nicht nur das Datum selbst, auch die Zeitplanung davor und am Eventtag will durchdacht sein. Unterschätzt nicht, wie viel Vorlauf große Veranstaltungen brauchen. Oft sind es Monate der Vorbereitung. Ein bewährter Ansatz ist die Rückwärtsplanung: Startet beim Eventdatum und arbeitet euch rückwärts, um alle Meilensteine festzulegen. Setzt interne Deadlines: Bis wann muss die Location fix gebucht sein? Ab wann startet die Werbung? Wann brauchen wir den fertigen Helferplan? Diese Meilensteine helfen, strukturiert zu bleiben, damit nichts Wesentliches verschlafen wird. Wer zu spät anfängt, riskiert, dass die Wunsch-Location oder Top-Dienstleister ausgebucht sind und alles teurer oder chaotischer wird.
Plant ausreichend Pufferzeit in euren Ablauf. Viele erfahrene Organisatoren sagen: Jede Aufgabe dauert in der Realität etwa 50 % länger als gedacht. Kalkuliert also z.B. für Auf- und Abbau sowie zwischen Programmpunkten extra Zeit ein. Ein zu straffer Zeitplan ohne Lücken gerät sofort in Verzug, wenn mal etwas überzieht oder ein Problem auftaucht. Mit Zeitpuffern bleibt ihr flexibel und reduziert Stress am Veranstaltungstag.
Sobald Termin und Ort feststehen, informiert alle Beteiligten und eure potenziellen Gäste so früh wie möglich. Versendet Save-the-Date Infos, kündigt den Termin im Newsletter, auf der Website und bei euren Mitgliedern an. Frühzeitige Kommunikation stellt sicher, dass sich wichtige Leute den Tag freihalten – das gilt für Gäste ebenso wie für Helfer. Gerade für die Helferplanung ist es enorm hilfreich, wenn jeder frühzeitig weiß, wann er gebraucht wird.
Neben dem Datum selbst gehört zur Planung auch ein detaillierter Ablaufplan für den Event-Tag. Legt fest, wann welche Programmpunkte stattfinden und wer wofür zuständig ist. Dieser Ablaufplan (gern stunden- oder viertelstundengenau) sollte alle wichtigen Aktionen enthalten: Wann öffnet der Einlass? Wann beginnt das Hauptprogramm? Ab wann gibt es Essen? Wer moderiert oder bedient die Technik? Eine klare Timeline – am besten schriftlich für alle Helfer – hilft enorm, den Überblick zu behalten. Verteilt auch hier Verantwortlichkeiten: Zum Beispiel „Peter ist als Bühnenleiter für den Ablauf auf der Bühne verantwortlich“, „Sandra organisiert das Catering-Team“ etc., damit jeder weiß, an wen er sich wenden kann.
Tipp: Für die Aufgaben- und Helferkoordination lohnt es sich, digitale Hilfsmittel zu nutzen. Mit Lukify Helferlisten könnt ihr bereits in der Planungsphase alle Schichten und Aufgaben online erfassen und Helfer einteilen. So habt ihr die dritte kritische Ressource – genügend Personal neben Budget und Termin – ebenfalls fest im Griff. Alle Beteiligten sehen transparent, wer was übernimmt, und ihr verhindert, dass am Ende Lücken klaffen oder Zuständigkeiten unklar sind.
Zusammengefasst: Wählt einen Termin, der maximal viele Gäste ermöglicht und minimale Konflikte mit anderen Terminen hat. Arbeitet mit rückwärts geplanten Meilensteinen, gönnt euch genug Vorbereitungszeit und erstellt einen realistischen Tagesablauf mit Puffern. So sorgt ihr dafür, dass euer Event pünktlich, gut besucht und stressfrei über die Bühne geht.
Ohne Helfer keine Veranstaltung – Punkt. Engagierte Vereinsmitglieder und freiwillige Helfer sind das Rückgrat jedes Events. Daher verdient die Helferplanung besondere Aufmerksamkeit. Ein durchdachter Helferplan stellt sicher, dass genug Hände anpacken, jeder seine Rolle kennt und sich alle wertgeschätzt fühlen. Hier ein Leitfaden, wie du dein Helfer-Team optimal organisierst:
1. Frühzeitig Helfer rekrutieren: Kümmere dich so früh wie möglich darum, genügend Helfer zu finden. Kommuniziere im Verein, welche Unterstützung gebraucht wird, und bitte Mitglieder aktiv um Mithilfe. Viele helfen gerne, wenn sie rechtzeitig gefragt werden und wissen, worauf sie sich einlassen. Erstelle eine Liste aller Aufgabenbereiche (Aufbau, Kasse, Essensausgabe, Technik, Kinderbetreuung, etc.) und wie viele Personen du jeweils brauchst.
2. Klare Rollen und Schichtpläne: Teile Aufgaben klar zu, damit jeder Helferin weiß, was zu tun ist. Erstelle Schichtpläne mit festen Zeiten – idealerweise sind Schichten nicht länger als 2–3 Stunden am Stück und beinhalten Pausen. Plane Überschneidungen ein, damit Übergaben reibungslos laufen (z. B. 15 Min Parallelzeit zwischen Schicht A und B). Kommuniziere den Plan frühzeitig an alle Helfer. Eine transparente Planung gibt Sicherheit und ermöglicht es den Freiwilligen, sich darauf einzustellen.
3. Buddy-System für Neulinge: Setze nach Möglichkeit unerfahrene Helfer mit erfahrenen in ein Team (Buddy-Prinzip). Neue Helfer fühlen sich wohler, wenn sie jemanden an der Seite haben, den sie fragen können. Das erleichtert die Einarbeitung und stärkt den Teamgeist – niemand steht alleine da.
4. Pausen und Verpflegung sicherstellen: Achte darauf, dass jede Helferin und jeder Helfer ausreichende Pausen hat. Plane feste Pausenblöcke ein (z. B. nach 2 Stunden Dienst 15 Minuten Pause) und sorge für Verpflegung: Ausreichend Wasser, Kaffee und ein Snackangebot für eure Helfer sollte selbstverständlich sein. Richte am besten eine Helferstation mit Getränken und kleinen Happen ein, wo sich alle bedienen können. Wer gut versorgt ist, bleibt motiviert und leistungsfähig.
5. Ansprechpersonen definieren: Bestimme für jeden Bereich oder generell für das Event einen Verantwortlichen, an die/den sich Helfer bei Fragen oder Problemen wenden können. Es ist wichtig, dass die Freiwilligen wissen, wohin sie sich wenden können, wenn Unklarheiten auftauchen. Kommuniziere diese Ansprechperson(en) im Helferbriefing deutlich („Bei Fragen zur Technik ist Alex euer Ansprechpartner“).
6. Helferkoordination digital vereinfachen: Weg mit chaotischen E-Mail-Ketten oder Excel-Listen – für die Helferorganisation gibt es zeitgemäße Tools. Mit Lukify kannst du online Helferlisten und Schichtpläne erstellen und per Link mit deinem Team teilen. Jeder Helfer kann sich selbstständig in freie Schichten eintragen (kein Account nötig), und du siehst in Echtzeit, wo noch Lücken sind. Das spart enorm Zeit und schafft Transparenz. Außerdem kannst du über Lukify Aufgaben listen und To-dos verteilen, damit nichts untergeht – vom Aufbau-Team einteilen bis zur Abbau-Checkliste lässt sich alles abbilden. Digitale Helferkoordination sorgt dafür, dass alle Infos zentral und aktuell sind, und ist zugleich DSGVO-konform und mobil verfügbar – ideal für Vereine, die ihre Helfer effizient managen möchten.
7. Wertschätzung zeigen: Motiviere deine Helfer, indem du ihre Arbeit sichtbar anerkennst. Schon kleine Gesten wirken: ein herzliches Dankeschön beim Abschlussbriefing, ein Getränkegutschein, oder später eine persönliche Dankes-Mail (siehe Nachbereitung). Überlege auch, ob ihr Helfern z. B. freien Eintritt gewähren könnt (falls es ein Ticket-Event ist) oder ein kleines Geschenk vom Verein (z. B. Vereins-Merch wie T-Shirt, Tasse). Wichtig ist, dass die Ehrenamtlichen spüren, dass ihr Einsatz geschätzt wird – das erhöht die Chance, dass sie beim nächsten Mal wieder mit anpacken.
8. Notfall-Reserve einplanen: Es ist immer gut, 1–2 Helfer als Springer oder Reserve einzuplanen, falls jemand kurzfristig ausfällt oder irgendwo zusätzliche Hilfe gebraucht wird. Diese Reservekräfte können dann spontan einspringen, ohne dass direkt Engpässe entstehen.
9. Kommunikation & Briefing: Halte alle Helfer auf dem Laufenden. Organisiere kurz vor dem Event ein Helfer-Briefing (persönlich oder virtuell), in dem du den Ablauf erläuterst, die wichtigsten Do’s and Don’ts besprichst und letzte Fragen klärst. Am Eventtag selbst ist ein kurzes Kick-off-Meeting sinnvoll: Versammle alle Helfer vor Öffnung der Veranstaltung für ein paar Minuten, bedanke dich schonmal fürs Engagement, gehe die wichtigsten Punkte/Änderungen durch und sorgt gemeinsam für gute Laune zum Start.
Zusammengefasst: Schaffe Rahmenbedingungen, in denen Helfer gerne mitmachen. Faire Schichten, klare Aufgaben, gute Betreuung und modernes Organisationswerkzeug wie Lukify machen aus freiwilligen Helfern ein eingespieltes Team. Dann wird dein Event nicht nur für Gäste, sondern auch für die Helfer zum positiven Erlebnis – und ohne motivierte Helfer geht bekanntlich gar nichts.
Dein Programm ist das Herzstück der Veranstaltung. Ein durchdachtes Programm sorgt dafür, dass die Gäste begeistert sind und gerne länger bleiben. Dabei gilt es, sowohl einen starken Hauptprogrammpunkt zu bieten als auch ein ansprechendes Rahmenprogramm drumherum zu gestalten.
Hauptprogramm: Das ist der zentrale Anlass des Events – zum Beispiel das Turnier, der Konzertauftritt, die Theateraufführung, der Fachvortrag oder was immer den Kern eurer Veranstaltung ausmacht. Dieser Programmpunkt steht zeitlich und kommunikativ im Mittelpunkt. Stelle sicher, dass das Hauptprogramm qualitativ überzeugt: ein spannender Wettkampf, eine gute Band, ein kompetenter Referent, etc. Investiert hier ruhig einen Großteil eurer Planung, denn das Hauptprogramm zieht die Leute an. Achtet auf einen sinnvollen Ablauf (z. B. Vorrunden und Finale bei Turnieren, Pausen in Konzerten einplanen, etc.) und organisiert alles Nötige dafür (Schiedsrichter, Technik, Materialien, Moderation).
Rahmenprogramm: Ein tolles Event bietet mehr als nur den Hauptact. Überlegt euch ergänzende Angebote, die das Erlebnis abrunden und verschiedene Zielgruppen ansprechen. Beispiele für gelungene Side-Events: ein Schnupperkurs oder Workshop parallel zum Turnier (für Neulinge oder Interessierte), Spiele oder Betreuung für Kinder (z. B. eine Hüpfburg, Kinderschminken oder Malstation – so können Eltern das Event entspannter genießen), eine Foto-Ecke oder Vereinsausstellung, eine Tombola oder ein kleines Gewinnspiel, ein Vereins-Merchandise-Stand, oder schlicht ein gemütlicher Catering-Bereich mit Kaffee & Kuchen und herzhaftem Imbiss. Beim Rahmenprogramm könnt ihr kreativ werden – wichtig ist, dass es zum Anlass passt und Mehrwert bietet. Oft machen gerade die kleinen Extras die Atmosphäre aus und bleiben in Erinnerung.
Erstellt einen Ablaufplan, in dem Haupt- und Rahmenprogramm zeitlich aufeinander abgestimmt sind. Wann sollten die Leute hauptsächlich beim Hauptact sein und wann haben sie Luft fürs Rahmenprogramm? Zum Beispiel kann man zwischen Vorrunden und Finalrunde eines Turniers eine Pause füllen mit einem Show-Act oder einem Publikums-Spiel. Oder nach dem offiziellen Teil eines Festakts beginnt die lockere Phase mit Musik, Essen und Kinderprogramm. Kommuniziert das Programm nach außen übersichtlich (z. B. in der Einladung oder auf eurer Website: „Ab 14 Uhr Turnierbeginn, 17 Uhr Showkampf als Highlight, rundherum ganztägig: Grillstand, Infotische, Kinderbereich…“).
Vergesst nicht, für jedes Programmbestandteil Verantwortliche festzulegen. Wer betreut den Kinderstand? Wer moderiert die Siegerehrung? Wer kümmert sich darum, dass die Band pünktlich aufgebaut hat? Diese Aufgaben könnt ihr wiederum in eure Helferlisten einbauen – zum Beispiel über Lukify gleich die Posten „Aufbau Bühne (Person X)“ oder „Betreuung Kinderspiele 15–17 Uhr (frei)“ eintragen und besetzen lassen. So sind Programm und Helfereinsatz verzahnt.
Ein ausgewogenes Programm hat also einen klaren Höhepunkt, aber auch genügend Abwechslung drumherum. Die Gäste sollen sich wohlfühlen, auch wenn sie mal auf den Hauptact warten oder danach noch bleiben. Denkt an verschiedene Interessen: Sport, Spiel, Information, Kulinarik – eine Mischung kommt meist gut an. Und last but not least: Bleibt flexibel. Wenn ihr merkt, dass spontan etwas gut ankommt (z. B. viele Kinder am Basteltisch), könnt ihr improvisieren und den Programmpunkt verlängern. Ein guter Ablaufplan lässt Raum für Anpassungen, sodass ihr auf die Stimmung reagieren könnt.
Bei der Eventplanung dürfen die weniger glanzvollen, aber wichtigen organisatorischen Themen nicht fehlen: Technik, Genehmigungen, Sicherheit und Versicherung. Hier eine Übersicht, worauf Vereine achten sollten:
Technik & Ausstattung: Stellt frühzeitig zusammen, welche technische Infrastruktur das Event erfordert. Braucht ihr eine Beschallungsanlage (Mikrofone, Lautsprecher) für Ansprachen oder Musik? Wie sieht es mit Licht aus (insbesondere für Abendveranstaltungen oder Bühnenauftritte)? Plant ihr einen Beamer/Projektor und Leinwand für Präsentationen oder Videos? Stellt außerdem sicher, dass genügend Strom verfügbar ist – gerade im Freien braucht man evtl. Kabeltrommeln oder Generatoren. Denkt auch an Kleinigkeiten: Verlängerungskabel, Adapter, Ersatzbatterien, Mehrfachsteckdosen. Habt idealerweise einen technisch versierten Helfer im Team, der den Überblick behält. Testet alle Geräte rechtzeitig vor der Veranstaltung – am besten ein, zwei Tage vorher – damit es am Eventtag keine bösen Überraschungen gibt. Und: Habt einen Notfallplan, falls etwas ausfällt (z. B. ein Ersatzmikro oder die Kontaktdaten eines Technikers auf Abruf).
Behördliche Genehmigungen: Viele Vereinsveranstaltungen sind öffentliche Events – da solltet ihr prüfen, welche Auflagen gelten. Meldet euer Event bei der Stadt/Gemeinde an, insbesondere wenn es auf öffentlichen Flächen stattfindet oder Lärmemissionen zu erwarten sind. Das Ordnungsamt kann Auflagen machen (z. B. maximaler Lärmpegel, Ende bis 22 Uhr, Nutzung von Straßenflächen, Brandschutzkonzept). Bei größeren Veranstaltungen verlangt die Feuerwehr unter Umständen ein Sicherheitskonzept oder möchte Fluchtwege abgenommen sehen. Wenn ihr Essen anbietet, müssen Hygienevorschriften eingehalten werden (Gesundheitsamt, z. B. Kühlketten, Allergenkennzeichnung). Informiert euch frühzeitig bei den zuständigen Stellen, was benötigt wird – oft gibt es Merkblätter oder Checklisten von den Ämtern. Genehmigungen können Gebühren kosten und Zeit brauchen, bis sie erteilt werden. Also: so früh wie möglich beantragen! Und natürlich: Spielt Musik eine Rolle? Dann klärt die GEMA-Frage. In Deutschland muss jede öffentliche Musiknutzung bei der GEMA angemeldet und bezahlt werden – auch Vereinsfeste (es gibt teils ermäßigte Tarife für gemeinnützige Vereine, aber anmelden müsst ihr es dennoch).
Sicherheit & Erste Hilfe: Die Sicherheit der Gäste und Helfer hat oberste Priorität. Erstellt einen simplen Sicherheitsplan: Wo sind die Fluchtwege und Feuerlöscher? Wer ist im Notfall verantwortlicher Ansprechpartner? Gibt es Risikobereiche (z. B. offene Feuerstelle beim Grill, Sportgeräte) und wie sichert ihr diese ab? Bei größeren Events oder Sportveranstaltungen ist es ratsam, einen Sanitätsdienst vor Ort zu haben (Rotes Kreuz, Johanniter o.ä.) oder zumindest eine Gruppe von Erste-Hilfe-Kräften im Team zu wissen. Stellt eine Erste-Hilfe-Ausrüstung (Verbandskasten) bereit und markiert den Standort deutlich. Bei Bedarf organisiert einen professionellen Sicherheitsdienst, vor allem wenn ihr mit sehr vielen Besuchern, alkoholisierten Gästen oder heiklen Situationen rechnet.
Versicherungen: Prüft den Versicherungsschutz eures Vereins für Veranstaltungen. In vielen Fällen ist eine Veranstalter-Haftpflichtversicherung unverzichtbar – sie deckt Personen- und Sachschäden ab, falls z.B. ein Besucher zu Schaden kommt oder etwas kaputtgeht. Manche Vereinsversicherungen enthalten so etwas bereits, ansonsten lohnt sich ggf. eine Event-Zusatzversicherung für den speziellen Termin. Für Sportevents oder hohe Teilnehmerzahlen könnten auch Unfallversicherungen sinnvoll sein (falls sich jemand verletzt) oder eine Wetterversicherung (für teure Open-Air-Events, um finanziellen Ausfall bei Unwetter abzusichern). Klingt nach viel, aber oft gibt es günstige Tarife über Vereinsverbände. Das Wichtigste ist: Seid euch der Risiken bewusst und sorgt vor, damit im Ernstfall nicht der Verein haftet oder auf großen Kosten sitzenbleibt. Lieber eine Police mehr im Ordner haben als im Schadensfall blank dazustehen.
Indem ihr Technik, rechtliche Vorgaben und Sicherheitsthemen ernst nehmt, sorgt ihr für einen reibungslosen Ablauf und minimiert das Risiko von Pannen oder Rechtsproblemen. Ein gutes Event glänzt nicht nur nach außen, sondern ist auch hinter den Kulissen professionell organisiert.
Eine noch so gut geplante Veranstaltung nützt wenig, wenn niemand davon weiß. Deshalb ist Marketing & Promotion eine Kernaufgabe bei der Eventplanung. Gerade in Zeiten von Informationsflut müsst ihr kreativ sein, um Aufmerksamkeit zu gewinnen – und das idealerweise auf vielen Kanälen gleichzeitig. Hier erfährst du, wie du dein Event effektiv bewirbst, sowohl digital als auch klassisch, und wie du mit kleinem Budget eine große Wirkung erzielen kannst.
Event-Webseite oder Seite auf eurer Homepage: Erstelle frühzeitig eine Veranstaltungsseite auf eurer Vereinswebsite. Diese fungiert als zentrale Informationsquelle für Interessierte. Dort sollten alle wichtigen Eckdaten stehen: Was findet statt? Wann und wo? Für wen ist das Event gedacht? Wie kann man sich anmelden oder Tickets kaufen (falls relevant)? Gestalte die Beschreibung ansprechend – erzähle ruhig etwas zur Motivation oder Vorgeschichte („Wir feiern unser 50-jähriges Jubiläum mit…“) und zeige Bilder/Videos von früheren Veranstaltungen, um Lust auf mehr zu machen. Denke auch an SEO (Suchmaschinenoptimierung): Nutze relevante Schlagwörter (z. B. „Sommerfest [Stadtname] 2025 Verein“) damit Google eure Seite findet, wenn jemand nach Veranstaltungen in eurer Gegend sucht. Verlinke diese Event-Seite in all euren anderen Kanälen, damit möglichst viel Traffic dort landet (Social-Media-Posts, Newsletter etc. sollten immer zur Website führen, wo die vollständigen Infos stehen).
Social Media: Plattformen wie Facebook, Instagram, TikTok & Co. sind heutzutage unverzichtbar, um schnell und kostengünstig viele Menschen zu erreichen. Nutzt die Kanäle, die bei eurer Zielgruppe beliebt sind. Ein paar Tipps:
Facebook-Veranstaltung anlegen: Erstellt eine offizielle Event-Page auf Facebook. Vereinsmitglieder können diese teilen und Freunde einladen. Hier könnt ihr Updates posten und seht auch ungefähr, wie viele „Zusagen“ es gibt.
Instagram nutzen: Teilt regelmäßige Posts und Stories rund um die Vorbereitung. Zeigt z.B. den Bühnenaufbau, stellt eure Helfer vor, oder postet ein kurzes Gruß-Video der Organisatoren – persönlicher Content schafft Verbindung. Nutzt Interaktionen: Umfragen in Stories („Worauf freut ihr euch am meisten – Kuchen oder Grillwürstchen?“), Countdown-Sticker bis zum Eventtag, oder kleine Rätsel/Gewinnspiele („Teile diesen Beitrag und gewinne 2 Freikarten“). Das erhöht die Reichweite, weil Follower animiert werden, zu liken, zu kommentieren und zu teilen.
Hashtag & Wiedererkennung: Denkt euch einen knackigen Hashtag für euer Event aus (z. B. #SVHauptstadtSommer2025), unter dem ihr alle Beiträge bündelt. Motiviert Mitglieder und Besucher, diesen Hashtag ebenfalls zu nutzen, wenn sie etwas posten – so entsteht eine schöne Sammlung von Eindrücken.
TikTok/YouTube: Falls passend für eure Zielgruppe, könnt ihr auch mit kurzen Videos werben – z.B. ein Trailer-Video, ein Blick hinter die Kulissen oder eine Challenge rund ums Event.
E-Mail-Newsletter: Ein klassischer Newsletter ist perfekt, um eure Vereinsmitglieder und treuen Unterstützer direkt anzusprechen. Schickt eine informative, aber knappe Einladung per Mail: Persönliche Anrede („Liebe Vereinsfreunde,“), kurz das Was-Wann-Wo, und vor allem ein klarer Aufruf („Melde dich jetzt an“ oder „Sei dabei am 10. Juni!“) mit einem Link zur Event-Seite oder Anmeldung. Betreffzeile nicht vergessen – die entscheidet oft, ob die Mail geöffnet wird (z. B. „Jetzt anmelden: Sommerfest am 10. Juni – alle Infos“). Nutzt vorhandene Verteiler oder Vereinssoftware: Wenn euer Verein ein Tool wie Lukify verwendet, könnt ihr das integrierte Newsletter-Modul nutzen, um DSGVO-konform alle Kontakte anzuschreiben. Vorteil von Lukify: Ihr könnt mit Vorlagen arbeiten und habt direkt eure Mitgliederlisten parat. Denkt daran, den Newsletter mobilfreundlich zu gestalten, da viele die Mails auf dem Smartphone lesen. Und kurz vor dem Event kann eine Erinnerungs-Mail an alle Unentschlossenen geschickt werden („In 3 Tagen steigt unser Fest – komm vorbei!“).
Online-Eventkalender & Plattformen: Tragt eure Veranstaltung in kostenlose Online-Kalender ein. Viele Städte, Gemeinden oder lokale Nachrichtenportale haben Veranstaltungskalender, in denen man Events melden kann – nutzt diese Reichweite! Auch Plattformen wie Eventbrite (für Ticket-Events), Meetup (für themenbezogene Treffen) oder vereinsnahe Foren sind nützlich, je nachdem, was für eine Art Event es ist. Es kostet meist nur etwas Zeit, die Informationen dort einzustellen, kann aber neue Besucher anlocken, die sonst nicht von eurem Verein gehört hätten.
Marketing-Plan erstellen: Gerade bei der Online-Werbung hilft ein strukturierter Plan. Überlegt, wann ihr welchen Inhalt posten oder verschicken wollt. Beispiel: 4 Wochen vorher erster Ankündigungs-Post, 3 Wochen vorher Vorstellung Programmhöhepunkte, 2 Wochen vorher Helfer-Aufruf, 1 Woche vorher „Letzte Chance“-Reminder, etc. Erstellt am besten eine To-do-Liste aller Marketingmaßnahmen inkl. Deadlines (z. B. „01.05.: Flyertext fertig“, „10.05.: Pressemitteilung verschicken“, „jede Woche: 1 Instagram-Post“). So gerät nichts in Vergessenheit. Mit digitalen Tools könnt ihr so einen Plan im Team pflegen – in Lukify z. B. lassen sich Aufgabenlisten anlegen, die ihr gemeinsam abarbeitet, und jeder sieht den Status. Planung ist das halbe Marketing!
Trotz Social Media und Internet lohnt es sich weiterhin, auf klassische Werbemittel zu setzen – vor allem für lokale Zielgruppen und ältere Semester, die online nicht ständig präsent sind.
Flyer und Plakate: Ein schön gestalteter Flyer oder ein auffälliges Plakat erhöhen eure Sichtbarkeit im realen Leben. Gestaltet eure Drucksachen übersichtlich mit den wichtigsten Infos auf einen Blick: Was? Wann? Wo? Wer veranstaltet? Ein ansprechendes Bild oder Vereinslogo zieht Blicke an, und die Vereinsfarben sorgen für Wiedererkennung. Achtung: Professioneller Druck kostet Geld – holt Angebote ein und überlegt, wo ihr sparen könnt (z. B. einfaches DIN-A5-Format statt Riesenplakat, oder schwarz-weiß Druck für einfache Handzettel). Nutzt gerne kostenlose Design-Tools wie Canva, um auch ohne Grafiker etwas Hübsches zu erstellen. Wenn die Flyer da sind: Verteilt und hängt sie gezielt dort auf, wo eure potenzielle Besucher verkehren. Klassiker sind: schwarze Bretter in Supermärkten, Bäckereien, Banken; das Rathaus oder Bürgerbüro; Bibliotheken; Schulen (falls es z. B. ein Jugend-/Familienevent ist); Sporthallen und natürlich euer eigenes Vereinsheim. Fragt auch befreundete Läden oder eure Sponsoren, ob ihr dort Flyer auslegen dürft – oft helfen die gerne. Und verteilt die Flyer innerhalb des Vereins, damit Mitglieder sie an Freunde weitergeben können. Bei Plakaten gilt: rechtzeitig aufhängen (nicht erst einen Tag vorher, aber auch nicht Monate zu früh, sonst beachtet sie keiner mehr) und ruhig kurz vorm Event nochmal nachlegen oder austauschen, falls das Plakat überdeckt wurde.
Lokale Presse und Radio: Die regionalen Medien sind euer Freund – und meist sogar kostenlos oder sehr günstig. Schreibt eine Pressemitteilung für die Lokalzeitung oder das Mitteilungsblatt: möglichst kurz und knackig (max. eine Seite), mit allen wichtigen Daten und einem kleinen Aufhänger, was das Event besonders macht. Fügt ein passendes Zitat oder Hintergrundinfo hinzu („Warum veranstaltet euer Verein das? Was feiert ihr? Gibt’s einen prominenten Gast?“). Oft drucken Lokalzeitungen Veranstaltungshinweise kostenlos ab, manchmal kommen sie sogar vorbei und berichten, wenn ihr Interesse weckt. Auch lokale Radiosender sollte man nicht vergessen: Viele haben am Wochenende Programmteile, wo auf Events hingewiesen wird, oder sie verlosen sogar Freikarten im Radio. Ein Anruf oder eine Mail kann sich lohnen – bereitet alle Infos professionell vor, dann steigen die Chancen, erwähnt zu werden. Denkt daran: Medienleute bekommen viele Meldungen, hebt also hervor, warum euer Event für die Community interessant ist (z. B. „erstes Sommerfest nach der Renovierung des Vereinsheims“ oder „Benefizaktion für den neuen Spielplatz“).
Vor-Ort-Werbung und Mundpropaganda: Neben offiziellen Kanälen ist die persönliche Ansprache Gold wert. Ladet in eurem Umfeld aktiv ein: Vielleicht könnt ihr beim nächsten Stadtteil-Treffen, Gemeinderat, oder einer Versammlung anderer Vereine euer Event kurz ankündigen. Oder jemand erwähnt es in der Kirche (falls passend) oder in der Schule (bei einem Jugendevent). Wenn Markt in eurem Ort ist, stellt euch mit einem kleinen Stand hin oder verteilt Flyer an die Besucher – direkte Ansprache wirkt oft am besten. Mobilisiert eure Vereinsmitglieder als Botschafter: Bitte alle, im Freundes- und Familienkreis vom Event zu erzählen, Leute mitzunehmen und vielleicht einen Link oder Flyer in ihren WhatsApp-Gruppen zu teilen. Mund-zu-Mund-Propaganda ist kostbar, weil Empfehlungen von Freunden viel überzeugender sind als anonyme Werbung. Um eure Mitglieder zu motivieren, könntet ihr intern einen kleinen Wettbewerb machen: Wer die meisten Gäste mobilisiert oder die originellste Promo-Idee umsetzt, bekommt einen kleinen Preis. Das schafft spielerischen Anreiz und Spaß bei der Promotion.
Marketing muss nicht teuer sein – oft zählen Ideen und Authentizität mehr als ein großes Budget. Hier ein paar Inspirationen, wie ihr mit einfachen Mitteln Aufmerksamkeit erzielt:
Mitmachaktionen in Social Media: Startet kleine Online-Aktionen, die zum Mitmachen animieren. Zum Beispiel einen Hashtag-Contest („Poste ein Foto deiner Vorbereitung mit #[Eventhashtag] – das schönste Bild gewinnt einen Preis“), oder eine Umfrage darüber, welchen Song sich die Mitglieder als Abschlusslied wünschen. Teilnehmer teilen sowas gerne mit ihren Freunden – kostenlose Reichweite für euch und gleichzeitig Bindung ans Event.
Storytelling: Erzählt Geschichten rund ums Event. Stellt z.B. in Posts einzelne Helfer oder Organisatoren vor („Unser Grillmeister Uwe bereitet schon sein Geheimrezept vor…“), oder erinnert an Highlights vom letzten Jahr mit Throwback-Fotos. Emotionaler, persönlicher Content bleibt eher hängen als „nur“ Werbung und baut eine Verbindung auf.
Material wiederverwenden: Seid nachhaltig und spart Geld, indem ihr Deko und Materialien mehrfach nutzt. Neutrale Banner oder Schilder ohne Jahreszahl könnt ihr jedes Jahr wieder aufstellen. Vielleicht habt ihr von früher noch Luftballons, Wimpelketten, Lichterketten – kramt alles raus, bevor ihr neu kauft. Ein kreatives Beispiel: Aus alten Veranstaltungs-T-Shirts könnt ihr eine Patchwork-Tischdecke nähen (als Gag beim Vereinsfest) – so zeigt ihr Vergangenheit und gebt alten Sachen einen neuen Zweck.
Sponsoren einbinden: Wenn ihr Sponsoren habt, nutzt deren Reichweite mit. Vereinbart, dass der Sponsor das Event in seinem Newsletter oder Laden bewirbt, und im Gegenzug erwähnt ihr ihn prominent auf eurem Event. Win-Win: Ihr erreicht mehr Leute, der Sponsor bekommt Sichtbarkeit. Oft haben lokale Unternehmen Facebook-Seiten mit vielen Followern – ein Post von denen über euer Event kann Wunder wirken.
Low-Budget Druck: Falls ihr Flyer drucken müsst, fragt mal im Verein herum, ob jemand Beziehungen zu einer Druckerei hat oder ob es Vereinsrabatte gibt. Manchmal kann man auch mit einem Sponsor-Logo auf dem Flyer einen Teil der Druckkosten reinholen (z. B. das Logo der Bäckerei aufs Plakat und die zahlen den Druck). Oder druckt erstmal nur eine kleine Menge und kopiert bei Bedarf selbst nach – je nachdem, was günstiger ist.
Letztlich gilt: Kreativität schlägt Budget. Ein kleiner Verein hat Charme und Nähe – nutzt das in der Ansprache. Menschen reagieren positiv auf authentische, leidenschaftliche Werbung, die von Herzen kommt, statt auf polierte 08/15-Anzeigen. Zeigt eure Begeisterung fürs Event, seid präsent auf allen möglichen Kanälen und bleibt dabei persönlich. Dann wird euer Event mit hoher Wahrscheinlichkeit gut besucht – und vielleicht spricht man in der Stadt noch lange drüber!
Ein reibungsloser Ablauf am Eventtag beginnt schon vorher mit guter Organisation. Je nach Art des Events solltet ihr überlegen, ob und wie eine Anmeldung oder Ticketing erfolgen soll, und wie ihr am Tag selbst den Ablauf koordiniert.
Anmeldungen und Gästemanagement: Handelt es sich um eine Veranstaltung mit begrenzter Teilnehmerzahl (z. B. Workshop, Ausflug, Turnier mit begrenzten Teams) oder kostenpflichtigen Tickets, dann richtet auf jeden Fall ein Anmeldesystem ein. Das kann so einfach sein wie ein Online-Formular oder eine E-Mail-Liste, oder professioneller über eine Ticket-Plattform. Viele Vereinssoftwares bieten auch Reservierungs-Module – in Lukify könnt ihr zum Beispiel Formulare für Anmeldungen erstellen und die Daten direkt verwalten. Überlegt, welche Daten ihr von Teilnehmern braucht (Name, Kontakt, Anzahl Personen etc.) und macht die Anmeldung so einfach wie möglich (keine endlos langen Formulare). Versendet bei Registrierung am besten eine Bestätigung mit allen wichtigen Infos (automatisiert via Tool oder per Hand). Falls es ein offenes Event ohne formelle Anmeldung ist, könnt ihr dennoch im Vorfeld um unverbindliche Rückmeldungen bitten („Wer plant zu kommen?“), etwa via Facebook-Veranstaltung oder Umfrage – so kriegt ihr ein Gefühl für die Anzahl der Gäste.
Check-In und Empfang: Plant bei der Veranstaltung selbst einen Empfangsbereich ein, vor allem wenn ihr mit Anmeldelisten oder Tickets arbeitet. Ein gut beschilderter Check-In-Tisch am Eingang mit 1–2 Personen besetzt heißt die Gäste willkommen, hakt Namen auf der Liste ab oder verkauft Rest-Tickets, und steht für Fragen zur Verfügung. Wenn ihr Tickets habt, könnt ihr einen QR-Code-Scan nutzen (viele Ticket-Tools oder auch Lukify-Formulare generieren QR-Codes für Bestätigungen). Das beschleunigt den Einlass – einfach Code vom Handy der Gäste scannen und fertig. Achtet darauf, dass es im Eingangsbereich keine Engpässe gibt: genügend Helfer einplanen, bei großem Andrang evtl. zwei Schlangen (Nachnamen A–M und N–Z oder sowas). Für Gäste ohne Anmeldung sollte es ebenfalls eine Möglichkeit geben, sich noch zu registrieren oder Infos zu bekommen.
Letzter Technik- und Materialcheck: Am Tag X heißt es: „Check, check, Doppelcheck!“ Geht morgens oder vor Eventbeginn nochmal alle technischen Punkte durch. Ist die Tonanlage verkabelt und funktioniert? Läuft der Projektor? Sind genügend Stühle aufgestellt? Liegen die Namensschilder bereit? Macht eine kleine Generalprobe, wenn möglich: Mikrofon testen, Musik abspielen, Licht an/aus probieren, Präsentation durchklicken. So könnt ihr letzte Probleme (ein fehlendes Kabel, ein Laptop, der nicht verbindet etc.) noch lösen, bevor die Gäste da sind. Diese Phase ist auch ideal, um das Helferteam mit ihren Stationen vertraut zu machen.
Koordination während des Events: Auch mit bestem Plan können Events dynamisch sein – spontan tauchen Fragen auf oder es hakt irgendwo. Daher ist eine klare Kommunikation während der Veranstaltung wichtig:
Richtet ggf. eine interne Messenger-Gruppe (z. B. WhatsApp/Signal) für alle Organisatoren ein, damit man schnell Infos austauschen kann („Brauchen Nachschub an Getränken im Ausschank“ oder „VIP-Gast ist da, bitte Empfang informieren“).
Bestimmt einen Gesamtkoordinatorin oder „Eventleiter“, der den Überblick behält und im Zweifel Entscheidungen trifft. Diese Person sollte nicht in eine feste Schicht eingebunden sein, sondern flexibel überall mal nach dem Rechten schauen können.
Ablaufplan aushängen: Platziert backstage für Helfer einen ausgedruckten Ablaufplan (z. B. im Helferraum oder an der Info-Stelle). So kann jeder nachsehen, was als Nächstes kommt, ohne dich jedes Mal fragen zu müssen.
Durchsagen/Walkie-Talkie: Bei sehr großen Events kann es hilfreich sein, Walkie-Talkies oder ein Durchsagesystem zu nutzen (z. B. wenn Gelände weitläufig ist oder verschiedene Teams koordiniert werden müssen). Für die meisten kleineren Vereinsfeste reicht aber das Handy und regelmäßiger persönlicher Abgleich.
Flexibilität bewahren: Trotz aller Planung – sei bereit, spontan zu improvisieren. Vielleicht verschiebt sich der Zeitplan, weil ein Programmpunkt länger dauert oder das Wetter zu einem schnellen Umbau zwingt. Bleibt gelassen und passt den Ablauf an, wo nötig. Die Gäste merken kleine Änderungen meist gar nicht, solange ihr es souverän löst. Im Team hilft es, wenn alle diesen „Flexi-Mindset“ haben: Bei Problemen nicht in Panik verfallen, sondern gemeinsam Lösungen finden. Genau dafür hat man ja Pufferzeiten und Reservehelfer vorgesehen.
Übrigens könnt ihr auch während des Events digitale Tools nutzen: Mit Lukify habt ihr z.B. eure Helferliste und Aufgaben immer auf dem Smartphone parat – so seht ihr sofort, wer gerade in welcher Schicht ist, könnt bei Ausfall schnell jemanden kontaktieren oder neue Aufgaben eintragen, falls was anfällt. Auch Notizen für die Nachbereitung (z. B. „Getränke gingen schon um 20 Uhr aus – nächstes Mal mehr einplanen“) könnt ihr direkt irgendwo festhalten, solange die Erinnerung frisch ist.
Wenn Anmeldung und Ablauf gut organisiert sind, werden eure Gäste einen professionellen Eindruck mitnehmen. Sie fühlen sich willkommen, alles läuft flüssig, und niemand merkt die kleinen Rädchen, die hinter den Kulissen gedreht werden. Genau so soll es sein!
Nach dem Event ist vor dem Event! Eine gelungene Vereinsveranstaltung endet nicht mit dem letzten Gast, sondern mit einer strukturierten Nachbereitung. Jetzt könnt ihr wertvolle Erkenntnisse sammeln und eure Helfer sowie Gäste nachhaltig binden.
Holt euch direkt nach dem Event – oder spätestens in den nächsten Tagen – Feedback von Teilnehmern und Helfern. So erfahrt ihr schnell, was gut ankam und wo es noch Luft nach oben gibt. Am einfachsten geht das mit einem Online-Formular, etwa über Lukify. Stellt gezielte Fragen wie:
„Wie bewertest du Organisation und Ablauf?“
„Was hat dir am besten gefallen?“
„Hast du Vorschläge fürs nächste Mal?“
Haltet die Umfrage kurz und anonym, dann machen mehr Leute mit. Den Link könnt ihr per Mail verschicken oder direkt beim Event als QR-Code aushängen. In Lukify lassen sich Formulare einfach anpassen und auch anonym schalten. Ein Pluspunkt: Ihr könnt automatische Dankes-Mails einstellen, sodass sich Teilnehmer gleich wertgeschätzt fühlen. Außerdem habt ihr alle Antworten digital gesammelt und könnt sie bequem auswerten.
Nehmt euch als Orga-Team Zeit, die Ergebnisse durchzugehen. Hört hin, diskutiert und zieht konkrete Schlüsse. Lob fürs Kuchenbuffet? Dann nächstes Mal wieder. Kritik an langen Wartezeiten? Da müsst ihr ran. Jedes Feedback ist Gold wert, um besser zu werden.
Ohne Helfer und Gäste kein Event – also bedankt euch! Am besten mit einer kurzen Dankes-Mail innerhalb von 2–3 Tagen. Hebt ein, zwei Highlights hervor und zeigt echte Wertschätzung. In Lukify könnt ihr DSGVO-konform Mails verschicken oder die Dankesnachricht direkt mit dem Feedbackformular verknüpfen.
Denkt auch an persönliche Worte für Schlüsselleute (z. B. Hauptorganisator, Sponsor, Hausmeister). Neben Mails gibt es viele kreative Wege:
Social Media: Öffentlicher Dankes-Post mit Gruppenfoto oder Highlight-Bild.
Kleine Geschenke: Gutschein, Vereins-Merch oder eine handgeschriebene Karte.
Digitale Erinnerungen: Fotogalerie oder Social-Media-Album teilen.
Nachbericht: Kurzer Artikel oder Collage auf eurer Website oder im Vereinsheft.
Das Wichtigste: Der Dank soll von Herzen kommen und alle erreichen. Zufriedene Helfer und Gäste sind eure besten Botschafter.
Jedes Event ist eine Chance zu lernen. Trefft euch kurz nach der Veranstaltung, besprecht, was gut lief und was ihr verbessern könnt. Haltet die Erkenntnisse schriftlich fest – als Protokoll, Liste oder sogar „Event-Tagebuch“.
Ein strukturierter Weg: Geht den ursprünglichen Plan durch. Hat der Zeitplan gepasst? Reichten die Helfer? Gab es Technikprobleme? Notiert auch positive Überraschungen. Nutzt dafür sowohl euer Feedback als auch die Rückmeldungen der Gäste.
Ein lockeres Team-Debrief kann zusätzlich motivieren. Freut euch gemeinsam über das Erreichte und verteilt gleich Verantwortlichkeiten für Verbesserungen. Mit Tools wie Lukify könnt ihr die To-dos fürs nächste Event direkt eintragen.
Fazit: Nach dem Event ist vor dem Event. Wer Feedback ernst nimmt, Danke sagt und Learnings dokumentiert, legt den Grundstein für noch bessere Veranstaltungen. So werden eure Vereinsfeste, Turniere oder Konzerte Schritt für Schritt erfolgreicher und beliebter.
Eine erfolgreiche Vereinsveranstaltung lebt von guter Planung, motivierten Helfern und einer strukturierten Nachbereitung. Von klaren Zielen über Budget, Termin, Programm und Marketing bis hin zu Feedback und Learnings – wenn ihr alle Bausteine berücksichtigt, wird euer Event nicht nur reibungslos, sondern auch nachhaltig wirken.
Denkt daran: Events sind mehr als Organisation. Sie sind Begegnungen, schaffen Gemeinschaft und hinterlassen Eindrücke, die euren Verein langfristig stärken. Jeder Schritt – ob Budgetplan, Helferliste oder Dankesmail – trägt dazu bei, dass Gäste sich willkommen fühlen und Helfer gerne wiederkommen.
Digitale Tools wie Lukify erleichtern euch dabei vieles: Von Helferlisten und Dienstplänen über Anmeldungen und Feedbackformulare bis hin zu Dankes- und Infomails. So spart ihr Zeit, behaltet den Überblick und könnt euch auf das Wesentliche konzentrieren: ein starkes Miteinander in eurem Verein.
Mit diesem Leitfaden habt ihr alle wichtigen Schritte an der Hand. Jetzt liegt es an euch: Plant, packt an, feiert – und sammelt Erfahrungen, damit jedes Event ein Stück besser wird als das letzte. Viel Erfolg bei euren nächsten Veranstaltungen – eure Mitglieder und Gäste werden es euch danken!
