- Vereine und Ehrenamt
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Nach dem Event ist vor dem Event! Eine gelungene Vereinsveranstaltung endet nicht mit dem letzten Gast, sondern mit einer guten Nachbereitung. In diesem Blogbeitrag zeigen wir dir praxisnah, wie du nach eurem Vereins-Event strukturiert vorgehst – in verständlicher Sprache und mit konkreten Tipps. Dabei werfen wir auch einen Blick darauf, wie Lukify dir helfen kann, Feedback einzuholen, Dankesnachrichten zu versenden und Learnings für zukünftige Veranstaltungen zu sichern. Los geht’s!
Nach der Veranstaltung solltest du dir als Erstes Feedback von Teilnehmern und Helfern einholen. So erfährst du, was gut ankam und wo es Verbesserungspotenzial gibt – wertvolle Erkenntnisse, um künftige Veranstaltungen weiter zu optimieren. Am einfachsten gelingt das mit einem Online-Feedbackformular. Hier kommt Lukify ins Spiel: Über Lukify kannst du mühelos Formulare für Umfragen erstellen und individuell anpasse. Teile den Formular-Link per E-Mail oder erstelle einen QR-Code, den du schon beim Event aushängst – so können Besucher bequem mit dem Smartphone ihre Rückmeldung geben. Frage z. B. nach der Zufriedenheit mit Organisation und Programm oder bitte um Verbesserungsvorschläge. Wichtig: Halte die Umfrage kurz und anonym, damit möglichst viele mitmachen.
Tipp: In Lukify kannst du Felder wie Bewertungsskalen oder Freitext nutzen, um konkretes Feedback zu erhalten. Sobald jemand das Formular ausfüllt, lässt sich sogar automatisch eine Bestätigungs- oder Dankes-E-Mail an die Person versenden – so fühlen sich deine Teilnehmer gleich wertgeschätzt. Durch die digitale Erfassung sind alle Antworten zentral gespeichert und auswertbar (z. B. kannst du direkt Statistiken aus den Eingaben ziehen). Nimm dir Zeit, die Ergebnisse durchzugehen, und bespreche sie im Team. So stellst du sicher, dass kein Hinweis verloren geht und das Feedback der Teilnehmer*innen wirklich Gehör findet.
Ohne eure Ehrenamtlichen und Helfer würde das Event nicht funktionieren – deshalb ist ein herzliches „Dankeschön“ Pflicht. Viele Event-Profis setzen dafür auf eine Dankes-E-Mail kurz nach der Veranstaltung. Eine Follow-up-Mail ist schnell verschickt, kostengünstig und kommt gut an. Bedanke dich darin persönlich für das Kommen und den Einsatz und zeige, dass du die Anwesenheit wirklich zu schätzen weißt. Halte die Nachricht kurz und positiv, und versende sie so zeitnah wie möglich nach dem Event, solange die Erinnerungen frisch sind. Auch hier kann Lukify hilfreich sein: Mit dem integrierten Newsletter-/E-Mail-Tool kannst du DSGVO-konforme Mails an deine Mitglieder versenden. Oder du nutzt die oben erwähnte automatische Bestätigungs-Mail des Feedback-Formulars gleich als Dankesnachricht – zwei Fliegen mit einer Klappe!
Neben E-Mails gibt es viele kreative Wege, Danke zu sagen. Hier einige Ideen, wie du Helfern und Teilnehmern deine Wertschätzung zeigen kannst:
Öffentlicher Social-Media-Post: Verfasse einen herzlichen Post auf eurer Facebook- oder Instagram-Seite und bedanke dich bei allen Beteiligten. Ein Gruppenfoto vom Event oder ein kurzes Video-Highlight kann den Beitrag persönlich machen. Das zeigt öffentlich, dass ihr eure Leute wertschätzt, und stärkt die Bindung der Community. (Pro-Tipp: Plane den Dankespost schon im Voraus, z. B. über den Facebook-Beitragsmanager. So wird er direkt am Tag nach dem Event automatisch veröffentlicht – Timing ist alles!)
Persönliche Gesten & Geschenke: Überreiche kleinen Helfergruppen ein kleines Geschenk als Dank – etwa einen Gutschein, Vereins-Merchandise oder etwas Selbstgebackenes. Auch eine handgeschriebene Dankeskarte kann Wunder wirken. Diese persönliche Note bleibt in Erinnerung und motiviert für zukünftige Einsätze.
Digitale Wertschätzung: Schicke den Ehrenamtlichen eine Online-Dankeskarte oder erstelle eine gemeinsame Foto-Cloud mit den besten Eventbildern als Erinnerung. Markiere die Helfer (mit Erlaubnis) in einem Beitrag mit den Highlights des Events. Teile die schönsten Momente des Events online und erwähne eure Helfer namentlich – das hält die positive Stimmung hoch und regt alle an, ihre eigenen Erinnerungen zu teilen.
Highlight-Collage oder Artikel: Gestalte eine kleine Foto-Collage vom Event oder schreibe einen kurzen Nachbericht für eure Vereinszeitung oder Webseite, in dem du dich bei allen bedankst. Ein solcher Rückblick ehrt die Ehrenamtlichen und zeigt Außenstehenden, wie aktiv und engagiert euer Verein ist.
Egal wofür du dich entscheidest – Hauptsache, der Dank kommt von Herzen und erreicht alle. Denn zufriedene Helfer und Gäste kommen gerne wieder.
Jede Veranstaltung bietet die Chance, etwas zu lernen. Setzt euch im Orga-Team bald nach dem Event zusammen (oder nutzt einen Lukify-Listen-Check zur Aufgabenanalyse) und besprecht: Was lief richtig gut? Was wollen wir nächstes Mal genauso machen? Und was hat nicht optimal geklappt? Haltet diese Learnings schriftlich fest, zum Beispiel in einem gemeinsamen Dokument oder direkt in eurer Vereinssoftware. So geht nichts verloren im Eifer des Gefechts.
Eine gründliche Auswertung der Veranstaltung ist sinnvoll, um Erkenntnisse für zukünftige Veranstaltungen zu gewinnen und Optimierungspotenziale zu identifizieren. Nutzt dafür sowohl das Teilnehmer-Feedback (aus euren Umfragen) als auch eure internen Beobachtungen. Vielleicht hat der Zeitplan nicht perfekt gepasst, die Technik gehakt oder es gab zu wenig Helfer an der Getränkestation – all das sind wichtige Infos. Ebenso notieren: Welche neuen Ideen haben super funktioniert? Diese Erkenntnisse helfen euch, eure nächste Veranstaltung noch reibungsloser und erfolgreicher zu gestalten.
Zum Abschluss könnt ihr ein kleines Orga-Team-Debriefing machen: Geht die Checkliste durch, bedankt euch auch intern nochmal bei allen fürs Engagement (Team-Event oder Pizzaabend gefällig? ) und verteilt ggf. schon Verantwortlichkeiten, wer welche Verbesserung beim nächsten Mal angeht. Mit Lukify könnt ihr z. B. Aufgaben direkt in einer Liste fürs nächste Event vormerken. So wird „Nachbereitung“ nicht zur lästigen Pflicht, sondern zum Startschuss für das nächste erfolgreiche Event – ganz nach dem Motto: Nach dem Event ist vor dem Event!