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Planung einer Veranstaltung

Eine kleine Feier im privaten Rahmen ist schnell geplant. Doch wie sieht es mit einer öffentlichen Veranstaltung aus? Hier findest Du die passenden Antworten.

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Fragen und Antworten zur Veranstaltungsplanung

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Fragen und Antworten zur Veranstaltungsplanung

Planung einer Veranstaltung

Eine kleine Feier im privaten Rahmen ist schnell geplant. Man lädt die Gäste ein, kauft Getränke und Snacks ein und bereitet den Partykeller vor. Für solch eine private Veranstaltung braucht man weder eine Anmeldung noch Genehmigungen. Bei öffentlichen Veranstaltungen sieht es jedoch anders aus.

Wann gilt meine Veranstaltung als öffentlich?

Grundsätzlich werden Veranstaltungen ab 100 Besucher als öffentlich angesehen, jedoch kann es auch hier Ausnahmen geben: große Geburtstagsfeiern oder Hochzeiten können auch als Privatveranstaltung anerkannt werden. Als öffentlich gilt die Veranstaltung dann, wenn die Gäste in keiner Verbindung zum Gastgeber stehen oder öffentlich per Plakat, Flyer, Facebook oder geteiltem LUKIFY-Link eingeladen werden.

Wo melde ich alles an?

Zunächst muss die Veranstaltung angemeldet werden. Dies sollte mindestens 14 Tage vor dem Termin beim zuständigen Ordnungsamt geschehen. Dabei muss der Veranstalter und ein Stellvertreter namentlich genannt werden. Der Veranstalter (bzw. sein Vertreter) ist somit der offizielle Verantwortliche und muss während der Veranstaltung vor Ort sein.

Welche Genehmigungen brauche ich?

Werden auf der Veranstaltung Lebensmittel oder Getränke verkauft, fällt diese automatisch unter das Gaststättengesetz. Dafür ist ein Genehmigung erforderlich, die man ebenfalls beim Ordnungsamt erhält. Wird Alkohol ausgeschenkt benötigt man eine Schankerlaubnis und es gilt das Jugendschutzgesetz. Das bedeutet, dass alle im Ausschank arbeitenden Personen volljährig sein müssen und über das Jugendschutzgesetz aufgeklärt werden müssen. Dieses Gesetz beinhaltet, dass kein harter Alkohol an Personen unter 18 Jahren ausgeschenkt werden darf und diese die Veranstaltung nur bis 24 Uhr besuchen dürfen. Gegebenenfalls muss auch eine Sperrstundenverkürzung beantragt werden. Wird urheberrechtlich Geschützte Musik gespielt muss die Veranstaltung bei der GEMA angemeldet LINK werden.

Gibt es Auflagen?

Kurz gesagt: ja. Allerdings können diese in jedem Landkreis oder sogar von Stadt zu Stadt unterschiedlich sein. Hier sollte man sich auf jeden Fall auch bei Ordnungsamt informieren.
Dinge wie Brandschutz, Fluchtwege oder Anzahl der sanitären Einrichtungen müssen je nach Größe der Veranstaltung bedacht werden. Ist die Location extra für Veranstaltungen der geplanten Größe ausgelegt ist das normalerweise kein Problem. Ist das nicht der Fall sollte man einem Mitarbeiter des Ordnungsamts einen Begehungstermin vor Ort vereinbaren, um eventuellen Problemen vorzubeugen.

Brauche ich Security?

Als Veranstalter ist man dazu verpflichtet für Sicherheit und die Durchsetzung des Hausrechts zu sorgen. Ab einer gewissen Veranstaltungsgröße kann es aber schwierig werden den Überblick zu behalten. Deshalb ist es gerade bei größeren Veranstaltungen sinnvoll diese Aufgabe an professionelles Sicherheitspersonal zu übergeben.

Brauche ich eine Versicherung?

In den meisten Fällen ist eine Versicherung nicht vorgeschrieben. Jedoch sollte man trotzdem immer eine Veranstaltungshaftpflichtversicherung abschließen, um sich vor eventuellen Kosten bei Sachbeschädigungen oder Verletzung von Personen zu schützen.

Wenn ihr an alle genannten Punkte denkt, sollte dem sicheren Verlauf eurer nächsten Veranstaltung nichts mehr im Wege stehen.

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